こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
日本における歯科医院の数はコンビニエンスストアを上回るとも言われ、歯科医師の数も一見多いように見えます。しかしその内実を見てみると、特に地方や郊外の歯科医院の現場では「人が足りないという実感のほうが先に立つ」という声が多く、「歯科医師・歯科衛生士ともに人手不足」という深刻な課題に直面しています。令和4年時点の調査によると、全国の歯科医師総数は前回調査より2,176人減少しており、とくに男性医師の減少が顕著です。一方で女性歯科医師は微増傾向にありますが、出産や家庭の都合でフルタイム勤務を続けられる人材は限られます。
さらに、歯科衛生士の人手不足はより顕著です。2019年には有効求人倍率が20倍を超え、1人の衛生士に対して複数の歯科クリニックが募集をかけているという需給のミスマッチが常態化しています。若年層に人気がある一方で、20代後半から30代前半にかけて就業継続率が急激に低下する傾向があり、現場の戦力が安定しにくいという課題があります。
このような人材不足の中で、多くの歯科クリニックが、安定した診療体制のために「今いるスタッフの力をどう組み合わせていくか」を模索しています。単にスタッフ数を確保するだけでなく、「必要なタイミングに、必要なスキルを持つ人材が、必要なポジションにいること」をどう実現するかに苦労している様子が伺えます。
歯科クリニックでは、複数の職種が密に連携して1つの診療を支えています。それぞれの役割を見てみると、次のような特性があります。
●歯科医師
歯科医療の中核を担う存在であり、治療の診断・処置を行います。
・診察・治療（虫歯・歯周病・義歯・インプラント・矯正など）
・治療方針の説明や患者対応
・処置内容によっては、アシスタントが必要なケースも多い● 歯科衛生士
歯科衛生士が担う予防処置や保健指導、診療補助は、今後も重要性が増していく役割です。
・スケーリングやPMTC、フッ素塗布などの予防処置
・歯周病管理や患者の口腔衛生指導
・歯科医師の治療アシスタント（器具準備・吸引など）● 歯科助手
無資格でも、現場の回転を支える「縁の下の力持ち」。診療効率を高めるには欠かせない存在です。
・診療補助（バキューム操作、器具の受け渡し）
・診療準備、片付け、消毒・滅菌作業
・患者の誘導や備品管理、物品発注などの裏方業務● 受付・医療事務
患者の最初と最後を担い、接遇と会計業務の要です。
・来院受付、問診票記入の案内、診察券管理
・電話・Web予約対応、保険証確認、レセプト処理
・会計業務、診療後の説明、次回予約対応
このように、各職種がそれぞれの専門性と業務特性をもって診療を成立させており、どれか1つでも抜けると、クリニック全体のパフォーマンスが下がってしまいます。たとえば、衛生士が足りなければスケーリング処置が滞り、医師が治療に集中できなくなります。助手が不足すれば器具の準備が間に合わず、患者の待ち時間が伸びます。受付が不在であれば、予約や会計に時間がかかり、患者満足度が低下します。また、予約制が基本となっている歯科診療では、「今日の予約患者に対して、どのようなスキルセットをもつスタッフが、何名必要か」を事前に把握しておくことが不可欠です。たとえば「午後は小児の予防処置が多い」「矯正の診療枠があり、経験ある衛生士が必要」など、診療スケジュールにあわせた人員配置が必要になります。
そのため、歯科クリニックにおけるシフト管理は、単なる勤務時間の振り分けではありません。患者ニーズとスタッフスキル、業務量、稼働可能時間などを見える化し、それを元に配置を最適化する──まさに「サービス品質を維持・向上させるための戦略的な業務」として、非常に重要な位置を占めているのです。さらに、スタッフの勤務状況を可視化することは、突発的な欠勤や急なシフト変更が起きた際にも、代替要員の判断や対応をスムーズにし、診療の中断リスクを最小限に抑えることにもつながります。
多くの歯科医院は常勤5名以下の小規模体制で運営されており、「1人抜けると現場が回らない」状況が少なくありません。特に午前と午後で患者数が偏る場合や、診療内容によって必要なスタッフ数が変動する日は、細かな調整が求められます。しかし、紙やExcelでシフト管理していると、こうした柔軟な調整が困難になり、「とりあえず毎週同じシフト」で回してしまう例も見受けられます。これでは、無理な働き方を強いられる人と、稼働時間が足りない人の間で不公平感が生まれ、離職につながるリスクも。
パート勤務や時短勤務のスタッフが多い歯科クリニックでは、「この時間だけ出たい」「曜日固定で働きたい」といった希望が多く寄せられます。一方で、患者側の来院希望は診療時間内で幅広く、「午後しか空いていない」「土曜日に受診したい」といったニーズが絶えません。このミスマッチを調整せず放置してしまうと、患者の離脱や口コミ低下、スタッフの不満といった形でクリニック全体のパフォーマンスに悪影響が出るケースがあります。
子育て中のスタッフが多い場合、家庭都合による急な欠勤や長期休業も発生しやすくなります。特にシフトが属人的に組まれているクリニックでは、「○○さんが休むと対応できる人がいない」といった事態に陥りやすく、診療の縮小やキャンセルを余儀なくされることも。こうした不測の事態にも強い体制をつくるには、日ごろから「誰がどの業務を担当できるか」を可視化し、シフト設計に反映させておくことが不可欠です。
スタッフの希望をできるだけ尊重することは、人手不足であっても働きやすい職場づくりや離職防止のために欠かせません。とくにパート勤務が多い歯科クリニックでは、「保育園のお迎えがあるので16時までが希望」「曜日固定で働きたい」といった事情を抱えるスタッフも少なくありません。しかし、希望ばかりを優先してしまうと、医院の診療体制や患者対応に穴があくことも。逆に、業務都合だけでシフトを組むと、希望が通らないことによる不満が蓄積し、離職やモチベーション低下につながります。
そこで重要なのが、希望と業務ニーズの“バランス”を設計することです。具体的には以下のような工夫が効果的です。
- 希望提出の締切日を設け、定期的に回収する（週次・月次）
- 診療スケジュールと照らし合わせて、混雑日・人員不足日を事前に共有
- 「この日は○○さんがいないので、△△さんに15時までだけでも来てもらえないか」といった個別調整が可能な体制を整える
また、希望の回収にはLINEなどの普段使いのコミュニケーションツールを活用することで、提出率やスピードが格段に向上します。らくしふのようなシステムを使えば、LINEから直接希望シフトを提出でき、紙や口頭でのやり取りが不要に。スタッフとのやり取りが効率化されるだけでなく、記録も残るため、トラブル防止にもつながります。
歯科医院では、「歯科衛生士が足りていればOK」では済まないケースが多くあることも悩ましいポイントです。たとえば同じ衛生士でも、「スケーリングが得意な人」「小児対応が得意な人」「治療アシストを得意とする人」などスキルセットはさまざまです。そのため、スタッフごとのスキルや得意分野、対応可能業務を見える化し、診療スケジュールに応じて適切に配置できる仕組みが求められます。
具体的には下記のような内容です。
- 「処置別×対応可能スタッフ」の一覧表を作成する
- 定期的にスタッフのスキル確認やアップデート面談を実施する
- 繁忙日や専門診療日（矯正・小児・訪問など）に応じて、適切な人材を割り当てる
こうしたマッピング情報も、紙やExcelでは煩雑になりがちですが、シフト管理ツールを活用することでスムーズに管理できます。必要なポジションごとの人員数を事前に設定しておけば、自動でアラートを出したり、シフト作成時に「スキル過不足」が可視化されたりするため、属人的な判断に頼らない体制が構築できます。
「うちの医院は院長が毎月Excelで手作業でシフトを組んでいる」「副院長がベテランの受付スタッフに頼りきりで、シフト調整は全部その人任せ」という声は、決して珍しくありません。しかしこのような属人化は、担当者が退職・休職した際に大きなリスクとなり、人手不足をより深刻なものにしてしまいます。属人化を避けるためには、業務を“見える化”し、誰でも確認・調整ができる状態をつくることが必要です。
その手段として有効なのが、クラウド型のシフト管理ツールの導入です。特に「らくしふ」のようなツールでは下記のような機能が活用できます。
- スタッフごとにLINEで希望提出 → 自動反映
- スキルや勤務制限（曜日・時間）を事前に登録可能
- シフト確定後はLINEに通知され、スタッフ側で即確認可能
- 出勤状況・勤務実績も連携し、労務リスクの管理も支援
- 各スタッフに設定したスキル（できること）やシフト希望に沿ってシフトを自動作成
こうした機能により、誰がいつどのように働くのかが可視化され、チーム全体で共有できる体制が整います。属人化を排除するだけでなく、コミュニケーションのミスや「聞いた・聞いていない」といった齟齬も減らせるため、日常のちょっとしたストレスを大きく軽減できるのです。
限られた人材で診療を維持しなければならない歯科医院において、シフト管理は「現場の要」であり、同時に「サービス品質を守る砦」です。「誰がどの時間に、どの業務をこなせるか」を見える化し、スタッフの希望と医院の経営ニーズをすり合わせていく体制があれば、働くスタッフの満足度は高まり、患者対応もスムーズになります。ひいては、口コミ評価や再来院率の向上にもつながるでしょう。
クラウドシフト管理「らくしふ」は、歯科医院のような少人数体制にもフィットするツールです。LINEでの希望回収、スキル・ポジションの設定、希望と必要人員を自動ですり合わせる機能により、属人化の解消・シフト作成の短縮・スタッフ満足度向上を実現します。
提出漏れや共有ミスといった人的トラブルを防止し、さらに職種ごとの配置要件や勤務制限（曜日限定・時短など）にも柔軟に対応できるため、多様な勤務形態が混在する歯科医院にも適応しやすい設計となっています。「シフトで悩む時間を、診療にあてたい」──そんな医院にこそ、らくしふの導入をご検討ください。
「シフト作成に時間がかかっている」
「紙やExcelでの管理に限界を感じている」
「人手不足の中でも安定した体制を築きたい」
そんな課題をお持ちの方に向けて、業務効率化・人材活用のヒントをまとめた無料資料をご用意しています。
【この資料でわかること】
・現場の人材課題と、業務効率化に向けた考え方
・ツール導入で解決できること／できないこと
・クラウドシフト管理「らくしふ」の特徴・導入ステップ
・導入事例（医療事例あり）
クラウドシフト管理システム「らくしふ」では、現場の育成と、経営的な持続可能性を両立するための機能を提供しています。これにより、提出漏れや共有ミスといった人的トラブルを防止しながら、スピーディなシフト作成と調整を実現します。また、職種ごとの配置要件や勤務制限（曜日限定・時短など）にも柔軟に対応できるため、多様な勤務形態が混在するクリニックにも適応しやすい設計となっています。
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