こんにちは。らくしふシフト管理ラボ編集部です。「シフト管理はエクセルで十分」と感じている方も多いのではないでしょうか。実際、エクセルは無料で使えて、慣れ親しんだツールとして根強い人気があります。しかし、日々の業務が複雑化し、対応すべき課題が増える中で、「なんとなく続けているエクセル運用」が、じわじわと現場の負担になっていることもあるのです。
この記事では、弊社が実施した全国1,242社への調査結果と、実際にエクセルから「らくしふ」に切り替えた企業の事例をもとに、無料テンプレートとクラウド型のシフト管理システムの違いを整理しながら、これからの現場に本当に必要な仕組みについて考えていきます。
「無料で使える」「使い慣れている」「カスタマイズできる」。Excelがシフト管理ツールとして今も広く使われているのは、このような利便性にあります。とくに小規模な事業所や1拠点のみでの運営が中心の現場では、すでに社内に導入されているExcelを使うことが自然な選択肢になっており、結果的に多くの企業が“なんとなく”使い続けているのが実情です。
実際、弊社が2025年に全国1,242社を対象に実施した「シフト管理に関する実態調査」では、全体の72.5％が紙やExcelでの運用を続けているという結果が得られました。なかでも福祉・介護業界においては、Excelを活用している企業の割合が82.6％と高く、シフト管理業務におけるDXの遅れが顕著であることが明らかになっています。ではなぜ、Excelは定番ツールであり続けるのでしょうか。
Excelの強みは、初期費用なしに利用できるという点に加え、関数や表組みを駆使して自社ルールに合わせて柔軟にカスタマイズできる点です。また、パソコン操作にある程度慣れているスタッフであれば特別な学習なしに扱えるため、「とりあえず、今のメンバーで回せる」安心感があります。しかしその一方で、現場での業務が複雑化するにつれ、なんとなく続けているExcel運用が徐々にボトルネックになっているという現実もあります。
たとえば、
という一連の流れを手作業で行うには、担当者の時間的・心理的な負荷が極めて大きくなります。この作業は一見シンプルに見えますが、意外と「誰にでもできる」わけではなく、ベテランスタッフに仕事が集中しやすく、属人化が進みやすい領域でもあります。さらに見落とされがちなのが、法令対応の観点です。労働時間の上限や、36協定の範囲内での調整、有給・休憩時間の確保といった項目を、すべて手作業でチェックしながらシフトを組むのは限界があります。細かな確認作業を怠ってしまえば、知らぬ間に労基法違反のリスクを抱える可能性すらあるのです。
このように、初期コストのかからないExcel運用は、短期的には「効率的」に見える一方で、見えにくい人的コスト・運用リスク・法令リスクを内包していることが、日々の現場をじわじわと圧迫しているのです。
こうした課題に対応するために登場したのが、クラウド型のシフト管理システムです。なかでも「らくしふ」は、LINEでの希望提出や自動リマインド、AIによる自動配置など、現場のあるあるを見える化・仕組み化する機能を備えています。
たとえば、温浴施設を展開する「極楽湯」様では、以前は紙＋Excelで月8〜10時間ほどかけてシフトを作成していましたが、「らくしふ」導入後はその工数が約5時間に半減。LINEから回収した希望シフトが自動で反映されるようになり、手作業の転記が不要に。リアルタイムでの確認・修正が可能になり、スタッフとのやり取りもスムーズになったそうです。
また、16店舗を展開する飲食チェーン「奴ダイニング」様では、これまでLINEで受け取った希望をエクセルに手入力し、電話で他店舗との調整を行っていました。らくしふ導入後は、月2回・各2時間かかっていた作業が30分に短縮。他店舗へのヘルプもボタン1つで募集・調整できるようになり、人件費の見える化にもつながっています。
このように、専用ツールは単に作業時間を削減するだけでなく、公平性のあるシフト編成や法令対応の自動チェックといった、現場に必要な仕組みを提供してくれます。
それでも、まだ多くの企業がエクセル運用を続けているのはなぜでしょうか。らくしふが行った調査では、「そもそもシフト管理ツールの存在を知らなかった」が32.2％、「費用が高そう」が37.0％、「今のやり方で十分」が34.4％と、認知の遅れとコストへの不安、そして今なんとかなっているからという気持ちが大きな壁になっていることが見えてきました。
特に中小企業では、「今日をどう回すか」で精一杯という現実もあります。「DX」や「業務効率化」といった言葉が遠く感じられる現場もあるかもしれません。
ですが同じ調査では、85％以上の企業がシフト管理に課題を感じていることも分かっています。急な欠勤対応、作成工数の多さ、希望と必要人員の調整の難しさ、公平なシフト編成への悩みなど、困っているという声は確かにあるのです。
エクセルでの運用は、導入コストがかからないという意味では確かに無料です。しかし、担当者の時間、確認ミスによるトラブル、属人化によるブラックボックス化といった目に見えないコストは、積もれば大きな負担になります。シフト管理の専用システムは一定の費用がかかりますが、そのぶん「作業の仕組み化」「ミスの防止」「誰でも運用できる状態」を実現できます。つまり、人に依存しない現場をつくるための投資といえるのです。
とくに多店舗展開している企業や、日々の業務が流動的な介護・医療・外食業では、人材確保と定着、業務品質の維持を支えるためにも、システムの導入は有効な選択肢になります。
「今のやり方で続ける」ことが、いつか限界を迎える前に。今一度、自分たちの現場に合った“本当に必要な仕組み”を見直してみてはいかがでしょうか。
ここまで見てきたように、Excelによるシフト管理は初期コストがかからず、導入も簡単というメリットがある一方で、業務が複雑になるにつれ、見えない手間や属人化、法令リスクが大きな課題として浮かび上がります。
以下に、無料のExcelテンプレートとクラウド型シフト管理システム（例：「らくしふ」）の違いを整理します。
| 項目 | 無料のエクセルテンプレート | クラウド型シフト管理システム（例：らくしふ） |
|---|---|---|
| 初期コスト | ◎ 無料で導入可能 | △ 月額費用あり（数千円～） |
| 作業効率 | △ 手動入力・属人化 | ◎ 自動化・再現性あり |
| シフト回収 | △ 紙やLINE＋手入力 | ◎ LINE提出→自動反映 |
| 公平性 | △ 経験依存・偏りやすい | ◎ ポジション配置・希望調整を支援 |
| 法令対応 | ✕ 手動チェック必須 | ◎ 自動アラート対応 |
Excel運用には一定の自由度と気軽さがありますが、将来的な持続可能性や業務品質の向上を見据えるなら、現場の課題を「仕組み」で支えるシステム導入は大きな価値を持ちます。
「らくしふ」は、LINEでの希望提出や自動リマインド、AIによる自動配置、勤怠連携、複数拠点の一元管理など、現場の課題に即した機能を備えたクラウド型のシフト管理システムです。飲食・小売・医療・介護・福祉・温浴・アミューズメントなど、さまざまな業種で導入されており、現場の属人化や非効率をシステムの力で解消します。
特に以下のような現場に選ばれています：
希望提出の負担が大きい／紙やLINEがバラバラで管理しきれない
店舗数が多く、本部で進捗を把握したい
ヘルプ人員の調整が煩雑で非効率
人件費の管理が後追いになっている
シフト作成者が交代すると運用が崩れる
「らくしふ」は、これらの課題に応え、現場に定着するツールとして評価されています。
シフト管理は、店舗や施設を運営する上で欠かせない重要な業務です。「無料でできるから」「慣れているから」とExcelを使い続けている現場も多い一方で、その運用が負担になっていたり、属人化や法令対応の面で不安を抱えていたりする声も少なくありません。調査データや導入事例が示すように、今こそ「なんとなく続けてきたやり方」を見直す好機かもしれません。無料テンプレートとクラウドシステム、それぞれの特性を理解した上で、自分たちの現場に本当に必要な仕組みとは何かを改めて考えることが、これからの持続可能な店舗運営・人材活用への第一歩です。
まずは、自社のシフト管理の課題を棚卸しすることから始めてみてください。
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