こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
地域医療の担い手として、日々多くの患者さんに向き合っているクリニック。その運営を支えるのが、医師・看護師・医療事務・受付スタッフといった多職種による連携体制です。スタッフ数が限られる中では、「どの時間帯に・誰が・何人必要か」を見極めるシフト管理が、診療のスムーズさやスタッフ・患者の満足度、そして経営の安定にもつながっていきます。本記事では、クリニックの中でも診療体制が異なる「内科」「小児科」「皮膚科」の3つの科に注目し、それぞれに適したシフト管理の考え方と、ツール活用による改善の可能性をご紹介します。
「外来に集中していたら訪問の準備が間に合わず、看護師が昼休みに同行準備をしていた」（内科）
「午前中に急患が殺到し、午後の予防接種枠が押してしまい、クレームに」（小児科）
「キャンセルで空いた枠が埋まらず、看護師の待機時間が増えた」（皮膚科）
人手不足、多様な働き方、ネット上の口コミの影響力、患者のうつろいやすさなど、クリニック経営に影響を及ぼす要素は増える一方です。さらに少子高齢化が進み、地域医療への期待が高まるなか、外来医療の最前線を担うクリニックの役割も拡大しています。一方で、医療従事者の人材不足は全国的な課題であり、2024年4月から施行された医師の働き方改革を背景に、「診療の質は維持したまま、いかに効率的に運営するか」が経営課題として顕在化しています。
特に深刻なのが、看護師の人材確保です。厚生労働省「看護職員の需給推計（2022年12月）」のデータによると、2040年には看護職員が約27万人不足するとの推計もあり※、都市部・地方を問わず多くの医療機関で採用競争が激化しています。クリニックでは限られた人員で複数業務を兼務するケースも多く、欠員が生じた際の業務圧迫はより大きな影響を及ぼします。とくに個人〜中規模のクリニックでは、院長自身またはともにクリニックを経営する家族が診療以外の多くを背負っているという声も少なくありません。診療・スタッフ教育・シフト作成・業者対応・経営判断・ときにはクレーム処理や掃除まで──まさに「何でも屋」となって現場を回しているのが、今の院長のリアルな姿です。
こうした多忙な中で、毎月のシフト作成や調整に数時間〜半日を取られることが当たり前になってしまっている現場も。限られた人数で効率よく回すためには、「なんとなくの経験や勘」に頼らず、客観的に現場を「見える化」しながら最適なシフトを組める環境が求められています。
クリニックには以下のような多職種が在籍しています。
- 医師：診察・診断・治療方針の決定
- 看護師：診察補助、採血・注射、患者対応
- 医療事務：受付対応、会計、レセプト業務
- 臨床検査技師／放射線技師：科目により検査・撮影対応
- 受付・コンシェルジュ：接遇、患者誘導
これらの職種は、診療科目や患者数、診療時間帯によって必要な配置人数やスキルが変動するため、「一律のルール」でシフトを組むのは難しいのが現実です。特に、採血や注射を行える看護師が不足すると、医師が本来の業務以外も担う必要が生じてしまいます。そのため、看護師の勤務スケジュールを適切に確保することが、診療体制全体の安定に直結する重要なポイントとなります。
近年では高齢化の進行により、通院が難しい患者への訪問診療のニーズが高まり、在宅医療に対応する内科クリニックも増えてきました。こうした背景から、外来診療と訪問対応を並行して行う「二重運用」が求められるケースも少なくありません。
内科では、慢性疾患の定期的なフォローを中心に、風邪や体調不良による飛び込み来院も多く、突発的な対応や急変にも備えたシフト設計が欠かせません。
- 看護師：点滴・採血・処置対応に加え、訪問帯同が発生することも。
- 医療事務・受付：混雑時間帯（午前中や週初め）には増員が必要で、訪問に出る医師のスケジュールを把握しながら外来対応を回す必要も。
- 医師：午前は外来、午後は訪問など、時間帯で役割を切り替える場合も多い。
訪問診療では、運転や同行スタッフの調整、急な往診依頼への対応など、日々変動する要素も多く、常に「余白」を持たせた柔軟なシフト運用が求められます。このような複雑な勤務体制に対応するには、スタッフの動きを可視化し、外来と訪問のスケジュールを一元管理できる仕組みが非常に有効です。
小児科では、インフルエンザやRSウイルスなど感染症の流行時期に患者数が急増します。乳児健診や予防接種などの予約枠と、急患対応のバランスが難しく、突発のキャンセルや待ち時間の長期化も日常的に発生します。
- 看護師：小児特有の処置や親子対応の経験が求められる。
- 医療事務・受付：接遇力や柔軟な対応力が特に重要。
- 診療補助スタッフ：健診・予防接種対応に特化した配置も有効。
また、「家族単位」での対応が求められるため、1人の対応にかかる時間が読みにくく、時間帯ごとの稼働状況をリアルタイムで把握する仕組みがシフト管理において有効です。
- 看護師：処置や自費施術の補助が中心。患者と長時間接する場面も。
- 受付・医療事務：美容施術における接遇スキルや商品説明などを担うことも。
- 診療補助：施術スケジュールに沿って、定型業務が多め。
一見安定した業務に見えますが、キャンセルや前後の診察状況により進行がずれることも多く、スタッフ間の連携が乱れると現場に負担がかかります。分単位でのスケジュール調整が求められる職場でもあります。
従来の紙やExcelによるシフト管理では、以下のような課題が起こりやすくなります。
- 希望提出・回収に手間がかかる
- 時間帯ごとの偏りや人員過不足を見逃す
- 変更・交代依頼の伝達が属人的になりやすい
- 配置ミスによる業務負荷や診療遅延が発生する
このような課題は、「誰が・いつ・どこで」勤務しているかの情報が断片的にしか把握できないことが原因です。また、院長や管理スタッフが毎月何時間もシフト作成に費やしているという声も少なくありません。本来であれば、診療の質向上や経営判断に使うべき時間が、「スタッフの希望を調整するだけ」に取られてしまっているのです。シフト作成にかかる時間を削減することで、院長のマネジメント業務やスタッフとの面談・研修、経営課題への対応など、本来注力すべき業務にリソースを割けるようになります。さらに、適切な配置が実現されることで、受付の待ち時間短縮や診療のスムーズさにもつながり、結果として患者様の満足度向上にも寄与します。
加えて近年では、予約管理システムの導入が進んだことで、診療の混雑状況や予約数の変動が事前に可視化されるようになってきました。「この曜日・時間帯は予約が集中する」「キャンセルが多い午後はスタッフに余力を持たせたい」など、予約情報を踏まえた柔軟なシフト設計が求められる場面も増えています。こうした予約と連動したシフト管理を実現するためにも、感覚ではなく、データに基づいた仕組みづくりが不可欠です。
クリニックのシフト管理を見直す際に、いきなりツール導入を検討する前に、まずは次のような実践から始めるのが現実的です。
- 現状のシフト作成にかかっている時間を測る
- 混雑する時間帯・曜日の傾向を洗い出す
- どの職種に過不足が起きやすいかを確認する
- スタッフの声（希望・不満）を定期的に集めておく
こうした見える化が進むと、どこを改善すれば負担が減るのかが見えてきます。効率化の前段としての「現場理解」は、経営判断にもつながる有益なステップです。
クラウドシフト管理システム「らくしふ」は、職種・時間帯・科目特性に応じた柔軟なシフト設計をサポートします。
スタッフはスマホで提出、管理者は画面上で一括管理。提出遅れや未提出もアラートで把握可能。
曜日・時間帯・職種ごとの偏りを自動で確認。配置バランスの見直しが容易に。
欠勤・代打要請もアプリ内で完結。紙やLINE・電話に頼らず再調整できる。
診療科や拠点ごとに異なる設定に対応。訪問診療や外来を区別した管理も可能。
実際にご利用いただいているたけうちファミリークリニック様のコメント
当院では、スタッフ10名分のシフト作成は月に1時間で済んでいます。「らくしふ」を使っていない知人の開業医に話を聞いたところ、シフト作成に月10時間かかっていたそうです。しかし当院では開業時から「らくしふ」を導入したおかげで、無駄な時間をかけずにシフト作成ができています。この効率化には非常に満足しています。
同じ「クリニック」とひとくくりにしても、内科・小児科・皮膚科では診療スタイルも必要な対応も異なります。それぞれの現場で必要な体制を支えるには、職種や時間帯に応じた適切なシフト設計が欠かせません。感覚ではなくデータに基づいた配置最適化と、突発時にも混乱を最小限に抑える柔軟な調整体制。そんなシフト管理体制が、患者様の満足度向上にもつながる「選ばれるクリニックづくり」を支えていきます。さらに、院長や管理者が作成業務から解放され、本来の業務に集中できる時間を生み出すことも、現場における大きな変化のひとつです。
クラウドシフト管理システム「らくしふ」では、現場の育成と、経営的な持続可能性を両立するための機能を提供しています。これにより、提出漏れや共有ミスといった人的トラブルを防止しながら、スピーディなシフト作成と調整を実現します。また、職種ごとの配置要件や勤務制限（曜日限定・時短など）にも柔軟に対応できるため、多様な勤務形態が混在するクリニックにも適応しやすい設計となっています。
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