こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。アルバイトのシフト管理に頭を抱えている店長の皆さん、「シフト作成に毎回2時間以上かかる」「急な欠勤対応に追われる」といった悩みはありませんか？アルバイトのシフト管理とは、勤務希望の回収からシフト作成・通知・調整までを含む重要な業務です。しかし、紙やExcelによる運用では、手間とミスが増えやすく、管理者の負担が大きくなります。本記事では、現場でよくある課題とその解決方法を、クラウドシフト管理システム「らくしふ」を使った事例を交えて解説します。また、実際にシフト作成時間を30分に短縮できた方法もご紹介します。
アルバイトのシフト管理の効率化は、多くの業界で共通の課題です。飲食や小売、サービス業など、シフト制を導入している職場では、スタッフの希望や急な変更、確認事項などが絡むため、店長さんやシフト作成の担当者の負担が増加し、手間や時間がかかりがちです。近年ではアルバイトスタッフは1店舗だけでなく掛け持ちで働くケースが増加しており、スポットワーカーの活用場面の増加など、以前にも増してシフト作成が複雑になっていることも見逃せません。企業側が柔軟に対応できなければ、アルバイトスタッフが他の職場のシフトを優先し、自社の人員不足が発生するリスクも高まります。
また日本では労働力不足が深刻化しており、厚生労働省の「令和6年版 労働経済の分析」によると、人手不足は広範な産業・職業で発生しており、特に小売・サービス分野においては、正社員、パート・アルバイトともに半数以上の事業所が人手不足を抱えている状況です。パーソル総合研究所の推計では、2035年には1日あたり1,775万時間の労働力が不足し、働き手で換算すると384万人の不足となり、2023年の1.85倍深刻になるとされています。
自社でシフト管理にどれだけの時間と労力を費やしているか明らかになっていますか？ 飲食業・小売業・サービス業などシフト制を導入している企業では、多くの店長やシフト担当者が 「シフト作成に時間がかかる」「欠員対応に追われる」 という課題に直面しています。このような背景を踏まえ、アルバイトのシフト管理でよくある課題と、その解決策についてデータや事例を交えながら解説していきます。
アルバイトのシフト管理は、単にシフトを組むだけではなく、労働環境の改善やスタッフの定着にも大きく関わります。適切に管理しなければ、業務の負担増やスタッフの不満が高まり、結果的に離職率の上昇につながることもあります。 さらには顧客満足度や売上に直結する重要な経営課題です。
シフト管理を「コスト」から「経営の武器」にするために、いまシフト管理の現場で起きているシーンを見ていきましょう。
適正化されたシフト管理とは、業務効率・従業員満足度・コストバランスを最適化し、安定した運営ができる状態を指します。具体的には、以下のような条件が満たされている状態です。
希望シフトができる限り反映され、公平性が確保されている
突発的な変更が最小限で、ワークライフバランスが保たれている
シフト提出や確認の手間が少なく、スマホやアプリなどで簡単に管理できるスキルや経験に応じた適切なシフト配置がされており、負担の偏りがない
業務量に対し適切な人員配置がされ、過剰・過少な人件費が発生していない
法令や労務管理（労働時間・残業・休憩ルール）を遵守している
繁忙期・閑散期に応じた柔軟なシフト調整ができる
直前のシフト変更や急な欠勤があっても、スムーズに対応できる仕組みがある
休憩・休日の取得状況が適正で、長時間労働や不公平感が発生しない
属人的な運用をなくし、誰が作っても一定のクオリティが担保される
こうした状態が実現できていると、安定した店舗運営が行えるだけでなく従業員満足度も向上し、さらにはお客様へのサービスの質の向上にも繋がっていきます。
近年、アルバイトスタッフの複数職場掛け持ちやスポットワークの増加により、シフト管理がこれまで以上に複雑になっています。適切なシフト管理を行うことで、スケジュール調整の負担を軽減し、スタッフの定着率を向上させることが可能です。そこで、企業が取り組むべき主な解決策をまとめました。
・シフト提出の期限を事前に通知し、スタッフの提出率を向上
・アルバイトが掛け持ちする他職場のシフト確定を考慮しつつも、早めの提出を促す
・遅延提出者に対して、LINEなどを活用したリマインド通知を実施
▶「らくしふ」の機能
LINEで回収〜共有まで一括管理するシフト管理システムなので、業務の効率化に加え本部・事業所・スタッフ間でのコミュニケーションロスのトラブルも防ぎます。
・スタッフの希望シフトを自動で集計・転記し、手作業を削減
・自社の別店舗で掛け持ちするスタッフの勤務時間を考慮した調整が可能、スケジュールの重複を回避
・売上データをもとに、最適な人員配置を算出し、人件費の無駄を防ぐ
▶「らくしふ」の事例：
他店舗へのヘルプが簡単で、調整時間が大幅短縮。シフト作成時間が約2時間から30分に短縮！さらに作成時点で売上予想と比較しながら人員配置を調整し、人件費の適正化が図れるように（奴ダイニングさま／飲食）
・確定シフトをリアルタイムでスタッフに通知。変更時も即座に情報共有
・統一の連絡手段を設定し、LINE・メール・電話などのバラつきをなくす
・募集機能を活用し、追加募集で欠員枠のシフトインの交渉を時短。
▶「らくしふ」の事例：『らくしふ』のヘルプ募集機能(※)を活用することで、人が足りない部分に対しての人員が以前よりも埋まりやすく。複合温浴施設のシフト作成時間が半分に！（極楽湯さま／温浴施設）
シフト作成時に、法定労働時間を超えないようにアラート表示
各スタッフの勤務状況を一元管理し、過剰労働のリスクを未然に防ぐ
18歳未満の夜間勤務制限など、労務管理のルールを組み込む
▶ 「らくしふ」の機能：
法定労働時間遵守のための労務制限や、年少者・外国人労働者のための労務制限を設定可能。労働時間はシフトを元に自動で計算。
アルバイトのシフト管理に関するさまざまな課題の解決に、クラウドシフト管理システム「らくしふ」を活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。
1. LINEで簡単にシフト提出・回収
「らくしふ」は、普段から使い慣れているLINEを活用し、シフト希望の提出や回収をスムーズに行えます。これにより、シフト提出遅れや提出漏れを防ぎ、店長やシフト作成者の負担を軽減できます。さらに、リマインド通知を自動送信できるので、シフト提出忘れへの対応も減らすことができます。
2. シフトの自動転記で作業ミスゼロ
従来の紙やExcelを使用したシフト作成では、転記ミスが避けられませんでした。しかし、「らくしふ」では、LINEで回収した希望シフトをシステム上に自動転記するため、手作業によるミスはゼロに。ミス防止だけでなくシフト作成時間の大幅な短縮にもつながります。
3. ヘルプ募集機能でシフトの調整をスムーズに
「らくしふ」には、追加募集機能が搭載されており、シフトに空きがある際に、勤務可能なスタッフを募ることができます。例えば、来週末のシフトが当初予定よりも売れる見込みで追加の人手が必要な場合、事前に追加募集を出すことで、口頭や電話で調整しなくともスタッフの調整をスムーズに行うことができます。
4. 確定シフトをLINEでリアルタイム共有
シフトが確定した際、「誰がいつ働くのか」をスタッフに周知する作業も意外と手間がかかるものです。紙の掲示や個別連絡では、最新のシフトが共有されず、トラブルが発生することもあります。「らくしふ」なら、シフト確定後にLINEで自動通知を送信し、スタッフ全員がリアルタイムで最新のシフトを確認可能。シフト変更があった場合も、変更があったスタッフだけに通知を送るため、不要な混乱を防ぐことができます。
「らくしふ」は、シフト提出の手間を削減し、作業ミスを防ぎ、計画的なシフト調整をスムーズにできるクラウド型のシフト管理システムです。シフト管理をもっと簡単に、そして効率的にしたいと考えている企業や店舗にとって、導入するメリットは非常に大きいでしょう。
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・現場の人材課題と、業務効率化に向けた考え方
・ツール導入で解決できること／できないこと
・クラウドシフト管理「らくしふ」の特徴・導入ステップ
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