こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。

今なぜ見直しが必要？飲食店を取り巻くシフト管理の課題

人手不足や採用難が続く飲食業界では、限られた人材をどう活かすかが、店舗運営の重要なテーマとなっています。加えて近年では、原材料費の高騰が経営に重くのしかかっています。たとえば、小麦や食用油、米といった主力食材の価格が上昇しており、とくに米は昨今高騰が続いています。加えて円安の影響で輸入食材や調味料も値上がりし、飲食店の収益構造はより不安定になっています。こうした状況下では、売上を上げるだけでなく、限られたコストの中で人件費を適切に配分・コントロールする必要があり、「シフト管理」は単なる“勤務表作成”にとどまらない、“人材活用の要”としてますます重要性を増しています。

一方で、現場では「Excelで毎回ゼロから手作業」「パート・アルバイトスタッフとのやり取りがLINEでの個別メッセージ」「誰が何をできるか把握しきれない」といった属人的な運用が根強く残っています。この記事では、外食業・飲食店におけるシフト管理の基本から、無料・有料のシフト管理方法、選び方のポイントまでをわかりやすく解説します。

飲食店の命綱「シフト管理」が重要視される3つの理由

飲食店の運営は、商品力や立地、内装だけでなく「スタッフがいつ・どこで・どのように働くか」に大きく左右されます。どれだけ人気メニューがあっても、ピークタイムにスタッフが足りなければ顧客満足度は落ち、クレームや機会損失に直結します。シフト管理が重要な理由を、3つの観点で整理しましょう。

①オペレーションの質を左右する
適切な人数とスキルを持つ人材が適所に配置されていなければ、厨房が回らない・ホールが混乱するといった事態に。「ワンオペ」状態や、新人ばかりの人員配置は事故・離職の原因にもなります。

②人件費の最適化につながる
シフト管理＝人件費管理。無駄な人員配置が続けばコストは膨張しますし、逆に人手不足すぎてもサービス品質が下がります。売上予測に基づいた“最小適正人数”で回すことが、利益確保のカギです。

③スタッフの定着・満足度を左右する
「希望が通りやすい」「無理がない」「公平なシフト」と感じてもらえるかどうかは、離職率や雰囲気に直結します。逆に「毎回夜ばかり入れられる」「希望が反映されない」といった不満が溜まれば、短期離職にも繋がってしまいます。

つまり、シフト管理は「現場力」「コスト力」「人材力」すべてに関係する、経営の土台なのです。

人手不足がシフト管理の難易度をさらに高めている？飲食店のシフト作成を担う役職とその役割

飲食店の店舗運営において、「シフト管理」は売上やサービス品質、スタッフの定着率にも直結する極めて重要な業務です。しかし、その担い手は店舗の規模や業態、組織体制によって異なり、役職ごとに関与の深さや意思決定のスタンスもさまざまです。さらに近年では、人手不足が常態化し、「希望通りに人を配置する」どころか、「限られた人数でどう店舗を回すか」が日々の課題となっています。その中で注意したいのが、人手不足が引き起こす“負のスパイラル”です。 ──「人が足りない」→「一部のスタッフに負担が集中する」→「不満がたまる」→「離職が発生」→「さらに人が足りなくなる」──という悪循環に陥ると、シフトを組むたびに対応が困難になり、店舗全体の運営にも大きな影響を及ぼします。

シフト作成には、業績、人件費、スタッフの希望、繁閑の変動など、複雑な要素を調整するスキルが求められ、その難易度は年々高まっているといえるでしょう。こうした状況下では、「誰がシフトを作るのか」「どこまで裁量を持って調整できるのか」によって、店舗の生産性やチームの一体感にも大きな差が生まれます。ここでは、主に飲食店でシフト作成を担う役職と、それぞれがどのように関与しているのかを詳しく見ていきましょう。

個人経営オーナー

担当するケース：小規模な個人店に多い　すべての業務を一人で兼任している場合が多く、シフト管理もその一部
個人で飲食店を経営している場合、オーナー自らがシフト作成を行っているケースが非常に多く見られます。アルバイト数人の小規模店舗では、スタッフ数や営業日数も限られるため、紙やExcelなどの簡易な方法で済ませるケースも。しかし近年では、ダブルワーク希望者の増加や、学生アルバイトの授業都合など、希望が複雑化しており、オーナーが一人で管理するには限界があるという声も増えています。業務効率化のため、無料アプリやクラウドツールを導入する個人店も増加中です。

店長（店長職）

担当するケース：最も一般的　店舗の責任者としてスタッフ全体の勤務を把握・調整
多くの飲食店では、店長がアルバイトやパートのシフト管理の中心を担っています。ホール・キッチン双方の状況を理解し、スタッフのスキルや勤務希望、店舗の売上予測やイベント予定などを加味しながらシフトを作成します。特にピークタイムの人員配置や、新人教育のバランス、掛け持ちスタッフとの調整など、現場全体を俯瞰して判断できる立場にあるため、シフト管理の実務も店長が担うのが自然な流れとなっています。ただし、属人化しやすく、店長の退職・異動時にノウハウが引き継がれにくいという課題もあります。

副店長・正社員スタッフ

担当するケース：店長の補佐として、全部または一部の曜日・時間帯を担当　社員教育の一環で業務分業しているケースや、シフトの一部作成などを分担するケースも多い
比較的人員体制が整っている店舗や、24時間営業のように営業時間が長い店舗では、シフト作成業務を店長ひとりではなく、副店長や正社員スタッフに任せるケースも多く見られます。全部任せるケースもあれば、深夜帯や早朝帯のみを別の社員が担当したり、ホールとキッチンでシフト作成を分けて、それぞれの現場をよく知る担当者が組んだりするなど、実務に即した運用がなされています。こうした分業体制により、ポジションごとのスキルや適性を踏まえたバランスの良い人員配置がしやすくなり、現場全体の安定稼働にもつながります。また、社員にシフト作成を任せることは、業務の負担軽減に加え、マネジメントスキルの育成という観点からも有効です。現場に近い立場で判断を積み重ねることで、スタッフの動き方や業務全体の流れを俯瞰できるようになり、本人の成長にもつながります。
一方で、複数名でシフトを作成する場合には「全体最適」の視点が不可欠です。各担当者が自分の領域のみで調整を行うと、人手の偏りや不公平感が生じやすくなるため、全体の稼働状況を把握しながら連携を取る体制づくりが求められます。

エリアマネージャー（複数店舗管理）

担当するケース：複数店舗を管轄するチェーンなどで、店長の調整支援として関与　店舗間での応援人員調整や、シフトのチェック・標準化支援を担うこともある

複数の店舗をマネジメントしているエリアマネージャーは、直接シフトを作るわけではないものの、店長のサポート役として大きな役割を果たします。たとえば「今月この店舗はイベントが多く、シフトが手薄になりがち」と判断すれば、他店舗から応援スタッフを配置するなど、広域での“人材の最適化”を行うことがあります。また、各店舗でのシフト作成にばらつきが出ないよう、ルールやフォーマットを統一する役割も担います。

本部スタッフ（FC本部・本社部門）

担当するケース：フランチャイズや中〜大規模チェーンで、システム管理や指導を担うー直接作成はせず、システム導入後のテンプレート提供や運用支援を行う立場
店舗現場ではなく、本社機能としてシフト管理に関わるのが本部スタッフです。特に全国展開やFC形式の飲食チェーンでは、各店での業務効率を高めるために、共通のシフト管理システムを導入し、その運用サポートを本部側が担うことがあります。具体的には、店舗ごとの営業時間や業態に合わせたシフトテンプレートの提供、使い方マニュアルの整備、ツール導入支援など。現場の店長が困ったときにサポートできる体制を作ることが目的です。

このように、シフト管理の実務は主に「店長」「副店長」「オーナー」が担うことが多いですが、それを支える「エリアマネージャー」や「本部」の存在も、店舗運営の安定に欠かせません。特に近年では、業務の属人化を避けるために、“誰でも管理できる仕組み”の整備が求められています。

シフト作成の流れを4ステップで解説｜希望回収から変更対応まで

ステップ1：希望シフトの回収（または固定シフトの確認）

シフト作成の第一歩は、スタッフの出勤可能日やNG日など、希望シフトを把握することです。多くの店舗では、週毎や月毎など決められた日までにスタッフに希望シフトを提出してもらい、それをもとに調整を進めます。希望の回収手段としては、紙の記入用紙、LINE、Googleフォームなどが使われており、いかにスムーズに・漏れなく情報を集められるかが鍵となります。一方で、希望日の提出はなく「固定シフト制」の店舗も存在します。たとえば「毎週火・木・土のランチ帯はAさん」「土日フルタイムはBさん」といったようにあらかじめ勤務日を決めておくことで、希望回収の手間は省けます。ただし、固定制でも長期休暇や急な都合変更がある場合は例外対応が必要となるため、定期的な確認や連絡体制は欠かせません。

どちらの運用であっても、「事前に誰がいつ働けるか」を正確に把握しておくことが、次のシフト調整をスムーズに進めるうえで重要です。

ステップ2：人員配置の調整

集まった希望シフトをもとに、実際のシフトを組んでいく段階です。
この工程では、以下のような多くの要素を同時に考慮しなければなりません：

• 時間帯ごとの必要人員（ピークタイムや閑散時間）
• 各スタッフのスキル・担当可能なポジション
• 売上予測やイベント日程などの変動要因
• 人件費の予算枠や週・月単位の勤務上限

集まった希望をもとに、ポジション・スキル・時間帯・売上予測・人件費を考慮してシフト作成をします。ここでの判断ミスが、ピークタイムの人手不足による混乱やスタッフの不満につながるため、最も神経を使うステップです。

ステップ3：確定・共有

確定したシフトは、スタッフ全員に分かりやすく共有することが重要です。紙の掲示、グループLINE、スプレッドシートのURL共有などツールは多様ですが、単に送るだけでなく、「全員が内容を確認したか」をチェックすることも大切です。その際に重要なのは、「誰が見ても分かりやすく」「見落としや誤認が起きない形で」伝えること。「あれ？この日入ってたっけ？」といった認識齟齬が起きないように、スタッフ全員が事前にシフトを確認していることをチェックする確認フローを設けることも重要です。

ステップ4：当日対応・変更管理

どれだけ丁寧にシフトを組んでも、当日になって体調不良や家庭の事情などで急な欠勤が発生することもあります。このような突発的な事態に備え、「誰が対応するのか」「代わりのスタッフをどう探すのか」といった緊急対応のフローを事前に決めておくことが重要です。補欠要員をあらかじめ確保しておく、近隣店舗との連携体制を築いておくなど、想定されるケースごとに柔軟な対応策を整えておくと、現場の混乱を最小限に抑えることができます。

無料と有料のシフト管理ツール、どっちが合う？メリット・デメリット徹底比較

無料ツール（紙、Excel、Googleスプレッドシート、無料アプリ等）

メリット

・初期費用・月額コストがかからない
スタートのハードルが低く、店舗予算に余裕がない場合にも始めやすいです。

・導入がすぐできる／特別な操作を覚えなくて済む
Excelや紙での運用に慣れている店舗が多く、ツールの説明や教育も不要な場合が多いです。

・自由度が高い（特にExcel・スプレッドシート）
曜日ごとの色分けや独自フォーマットなど、柔軟にレイアウトを設計できます。

デメリット

・属人化しやすい
「あの人しかわからない」「ファイルの管理がバラバラ」など、担当者に依存した運用に陥りやすく、店長が異動・退職すると引き継ぎが困難になる可能性があります。

・作業が手作業ベースで時間がかかる
毎月ゼロから組み直したり、スタッフの希望を個別で取りまとめたりするため、数時間〜十数時間かかることもあります。

・欠勤・変更対応が煩雑
急なシフト変更時に紙を修正してLINEで送り直す、再共有が手間…といった非効率が生じます。

・通知・履歴管理ができない
スタッフへの「シフト変更のお知らせ」が抜けたり、トラブル時に過去の履歴が追いにくくなります。

・シフトに関連する数値を分析・改善に活かせない
手書き・Excel運用では、人件費や稼働率、スタッフの希望と時間帯で必要な人数や実働時間のギャップなどを数字で把握しにくいです。

・店舗数・アルバイトスタッフ数が多くなると破綻しやすい
10人以上・複数ポジション・他店舗との調整が必要な場合は限界が早く訪れます。

有料ツール（例：らくしふ、Rシフト、ハタラック等）

メリット

・希望提出〜共有までクラウドで完結、LINE連携で現場に浸透しやすい
クラウド型のシフト管理ツールでは、スタッフからの希望シフト提出、シフト案の自動作成、確定後の共有までを一気通貫で行うことが可能です。特にLINEと連携できるサービスであれば、スタッフは専用アプリのインストール不要で、普段使い慣れたLINEから希望提出やシフト確認ができるため、現場への浸透もスムーズ。個人アカウントでのやり取りも不要となるため、シフト作成者のプライベート確保にもつながります。

・人件費の可視化・予算管理が可能
シフト作成と同時に、「月間の人件費予算に対して、現在どれだけ使っているか」「時間帯やポジションごとの人件費比率は適正か」といった情報をリアルタイムで確認できます。これにより、コストを意識しながら最適なシフト調整が可能となり、経営目線でのシフト管理を実現します。

・複雑な管理に対応（複数店舗、掛け持ち、役割分担）
たとえば「A店舗はランチ中心、B店舗はディナー中心」「○○さんはホールとキッチンの両方に対応可能」といった、現場特有の条件もツール上で柔軟に設定できます。複数店舗の一元管理や、スタッフの掛け持ち・役割分担など、複雑化しがちな勤務体系にも対応しやすくなります。

・勤怠や給与計算との連携も可能
一部のツールでは、シフト情報と勤怠データ、さらには給与計算までを一気通貫で連携できる機能も提供されています。これにより、出退勤の打刻から給与明細作成までを自動化・省力化することができ、バックオフィスの負担を大幅に軽減できます。

「なぜLINEを活用したシステムで希望回収することでシフトを早く確定できるのか」、そのメリットと実務効果についてはこちらの記事をご覧ください。

デメリット

・費用がかかる（月額数千円〜数万円）
機能に応じて費用が発生するため、導入コスト対効果を見極める必要があります。

・初期導入時にマニュアル整備やスタッフ教育が必要
特に紙・Excelに慣れていた現場では、最初の数週間は慣れるまでに時間がかかります。

・使いこなすまでに多少の習熟が必要
慣れれば効率的だが、「ITツールが苦手な店長・パートさん」がいる店舗では導入支援が重要です。

店舗の規模別・業態別に見るシフト管理ツールの選び方

どの方法が最適？シフト管理システムの無料と有料の使い分けと判断基準まとめ

シフト管理の手段は、店舗の規模・人員構成・課題によって最適解が異なります。現場でよくあるのが、「無料で始めたけど、現場の負担が増えて結局切り替えた」というパターン。今の方法に不満があるなら、それは“見直しどき”かもしれません。重要なのは、「人手不足が続いていて今いるメンバーの業務効率を上げたい」「人件費を見える化したい」「属人化をなくしたい」といった目的に沿って、最適なツールを選ぶことです。店長の業務はシフトだけではありません。仕入れ、販促、接客対応など多岐にわたります。 「作る作業」を「仕組みで回す」方向へ転換することが、店舗全体の生産性や売上、スタッフ満足度向上にもつながります。

導入事例で見る、シフト管理改革のリアルな効果とは？

クラウドシフト管理システム「らくしふ」のように、LINE連携・自動作成・多店舗対応がそろったツールであれば、費用以上の効果を実感できるケースも多く、導入後の「手放せない」という声も増えています。すでに多くの飲食企業が、“手書きやExcel”による属人的なシフト管理からの脱却を進めています。実際に「らくしふ」を導入した企業では、シフト作成業務の標準化や希望回収の効率化、人件費コントロールの精度向上といった成果が現場で実感されています。

・居酒屋「はなの舞」などを展開するチムニー株式会社

LINEを用いたシフト回収に切り替えたことで、シフト回収のスピード感が大幅に向上したことを実感。月間のシフト作成業務時間が1店舗あたり約20時間短縮され、店長は顧客対応や店舗運営により多くの時間を割けるようになったことで、店舗によっては約3%の売上向上に成功しています。

・大衆ステーキ酒場「BEEF KITCHEN STAND」などを運営する奴ダイニング株式会社

シフト作成時間が約2時間から30分に短縮。さらに人件費を確認しながらのシフト作成が可能となり、作成者のコスト意識も向上しています。異なる店舗のシフトも簡単に確認でき、自店舗からヘルプに出せるスタッフがいる場合は、数クリックの操作で他店舗にヘルプを出すことができるため、調整時間が大幅に短縮されました。

 ・焼肉「スエヒロ館」などを展開する株式会社スエヒロレストランシステム

1週間ごとの作成に大体2時間ほどから半分以下の時間で作成可能に。従業員教育や店舗運営により時間を割けるようになりました。

現場で感じる「もっとこうできたら」という声に、仕組みから応える時代です。あなたの店舗でも、今の課題に合ったシフト管理の方法を一緒に見直してみませんか？

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