こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
「シフトが埋まらないから、自分が出るしかない」
「休みだったのに、欠員対応でまた現場へ」
「いつも自分が最終手段になっている気がする…」
—そんな日々に終わりは来るのか？
これは店長一人の頑張りでどうにかなる問題ではなく、構造の問題です。こうした状態が続くと、慢性的な人手不足に拍車がかかり、心身の疲弊だけでなく、家族やプライベートとの両立も難しくなり、結果的に離職や本部との軋轢に発展するケースもあります。この記事では、店長が休めない背景にあるシフト運用の構造的課題を掘り下げ、その解決策を「仕組み」の観点から解説していきます。
アルバイト・パートスタッフからの希望シフトの回収方法が統一されていないことはありませんか？紙に書いて提出する人もいれば、LINEで送ってくる人、口頭で伝えてくる人、はたまた提出を忘れて電話で伝えてくる人。このようなケースは店長が一つひとつ確認しながらExcelに打ち直していくのが実情です。手間がかかるだけでなく、転記ミスによるヒューマンエラーが起きやすいポイントでもあります。「出したのに反映されていない」「休みの希望を伝えたけど忘れられていた」といったシフトミス・トラブルが頻繁に起き、それに対するクレームや不満を受け止めるのも、また店長の役目です。
また、希望の提出が遅れや記入漏れや後から希望シフトが変更になるなどがあったりすれば、その穴を埋めるのもやはり店長になるケースが多くなりがち。どこかで不備が出たとき、「じゃあ自分が入ろう」と動いてしまう癖がつくと、いつのまにかスタッフの認識も「最終手段は店長」という構図が常態化していきます。
人手不足の状況下では、急な体調不良や家庭の事情などでアルバイト・パートスタッフが当日欠勤したら、現場が回らなくなります。その穴をカバーするための体制と仕組みがない店舗も多くあります。
欠員の連絡を受けた店長は、その時点から自分で動き出します。まずは出られそうなスタッフにシフト変更が可能か連絡を取ってみるものの、誰とも連絡がつかず、判断できないまま時間が過ぎていきます。そのうち営業開始時間が迫り、結局自分がユニフォームに着替えて現場に立つ・・・。ヘルプの手配や応援の調整を属人的な連絡に頼っている限り、店長の身体はひとつしかありません。「誰かが休めば自分が出る」という前提が続くうちは、店長が本当の意味で休める日はやってこないのです。
シフト作成の際にアルバイト・パートスタッフの「人の数」だけを見て配置してしまうと、思わぬ落とし穴に気づかないまま営業日を迎えてしまうことがあります。
たとえば、ランチのピーク時間に新人アルバイトが集中してしまい、フロアに慣れていないメンバーばかりで回らなくなる。あるいは、キッチンの経験者が不在の日に大量の注文が重なり、料理の提供が大幅に遅れてしまう。こうしたミスは、お客様の満足度を下げるだけでなく、現場全体の士気を落とす原因にもなります。
さらに、ホールやドリンク、デリバリーといった細かい役割分担が明確になっておらず、その場その場でスタッフが動いて対応するという曖昧な運営が続いている店舗もあります。店舗でトラブルが起きるたびに店長が現場に入り、混乱を収めるために動くという光景が当たり前になると、スタッフは店長に頼ることが前提となり、自分たちで考えて動く意識が育ちにくくなります。結果として、現場の力が伸びず、「自走する仕組み」が根付きません。これはスタッフの能力不足ではなく、計画段階での設計ミスに起因するものです。そしてそのしわ寄せが店長に集中する限り、休みを取る余地は生まれないままになってしまいます。
人手不足の影響で日々の営業に追われがちになり、目の前の業務をこなすだけで終わってしまう飲食店の店長も多くいます。店長が日々現場に入り続けていると、目の前の営業を回すことで手一杯になり、売上計画の立案や振り返り、人材育成の仕組みづくりといった運営業務にかける時間がどんどん削られていきます。もちろん、店舗にいて現場を支えている姿は、一見すると「よく働いている」「頼れる存在」と見えるかもしれません。しかし本来、店長は現場の一スタッフではなく、店舗全体の経営を見渡し、改善や育成、戦略的判断を行うポジションです。数字に基づいて状況を捉え、次の一手を考える余裕がなければ、店舗運営はいつまでも場当たり的な対応に終始し、安定した成長が見込めなくなってしまいます。
来月の売上見通しや人員の配置計画、発注や在庫の調整、シフトの分析といった業務に向き合う時間が取れないと、発注ミスや欠品、シフトの不整合といった細かなトラブルが発生しやすくなり、店全体の効率が落ちていきます。教育面にも同様の影響が及びます。新人が入っても、十分に時間をとって育成できず、「とりあえず現場で覚えてもらう」状態になりがちです。手が足りないときには育成途中のスタッフにも即戦力を期待せざるを得ず、ミスが起きて現場が混乱し、結局は店長がフォローに入るという悪循環が繰り返されます。「任せられる人が育たない」「自分が動いたほうが早い」といった状況が固定化すればするほど、店長にかかる負荷は増え続け、持続可能な店舗運営は遠のいていきます。さらには、売上の確認や帳票整理、シフトの調整、備品の発注など、本来なら落ち着いて取り組むべき事務作業も、営業後の残業や開店前の早出でなんとかこなす日々が続くようになります。こうした「目の前の仕事を回すことだけで一日が終わる」状態が慢性化すると、心身の疲れが抜けず、判断力やモチベーションにも悪影響を及ぼします。
「時間がない」というのは、ただ休めないというだけではありません。考える時間がなければ、育てることも、仕組みを整えることも、店舗の未来を描くこともできなくなってしまうのです。店長が本来の役割を果たせない状態が続く限り、店舗はその場しのぎの対応に追われ続け、現場としても組織としても成長するチャンスを失い続けることになります。
希望シフトの提出は、これまで紙に書いてもらったり、LINEでバラバラに送ってもらったりと、スタッフごとに提出方法が異なるケースが多くあります。店長はそれらの情報を一つひとつ確認しながら、手作業でExcelにまとめていくという、時間も労力もかかる作業に追われがちです。
クラウドシフト管理システムのらくしふでは、スタッフが普段使っているLINEから、そのまま希望シフトを提出することができます。提出状況はリアルタイムで確認でき、誰がまだ出していないかもひと目で分かります。提出期限が近づけば自動でリマインドが送られるので、個別に催促する必要もありません。提出された内容はシステム上で自動的に集約され、一覧で確認できます。回収漏れや入力ミスといった人為的なトラブルも起きにくくなり、希望を集めることそのものにかかる手間が大きく軽減されます。
これまで店長が担ってきた、集める、まとめる、確認するという一連の作業は、この仕組みだけでほとんど不要になります。そのぶん、現場でしかできない判断や対話に時間を使えるようになります。
店舗運営がうまく回らない原因は、単に人が足りないからではなく、必要な時間に必要なスキルの人が配置されていないことにあるケースも少なくありません。
らくしふでは、店舗ごとに理想的な人員配置をあらかじめ設定できます。たとえばランチのピークタイムにはホールに2人、キッチンに2人が必要といった内容や、新人は夕方以降に配置するなど、業務内容や時間帯ごとのバランスを細かくルール化することが可能です。希望シフトが集まると、それをもとにシステムが自動的に最適な配置を組み上げます。経験年数や担当ポジションのバランスも加味されるため、人数は足りているのに回らないという状態が起きにくくなります。
この仕組みによって、感覚に頼った配置から脱却でき、トラブル時の店長によるフォローも減っていきます。人の配置が安定すると、スタッフの業務負荷も軽減され、職場としての安心感も高まります。
どれだけ丁寧にシフトを組んでいても、希望の提出状況や調整のタイミングによって「あと1人埋まらない」という事態は避けられません。とはいえ、そのたびに店長が現場に入って補うことが常態化してしまうと、休みの確保どころか、本来担うべき運営業務にまで支障が出てしまいます。
らくしふの「ヘルプ募集」機能を使えば、埋まらなかったシフト枠に対して、条件を指定して対象スタッフに募集をかけることができます。応募してきた人の中から承認したスタッフだけをシフト表に反映できるため、必要な人材を柔軟に確保しつつ、店長が1人で対応を抱え込む負担を軽減できます。
こうした仕組みを整えておくことで、店長が毎回現場に入ることを前提とした運営から一歩脱却できます。自分が出るのはあくまで最後の手段にしておく。その余白こそが、店長が店舗全体を見る時間や自分自身の休息時間を確保する第一歩になります。
今のやり方が当たり前になっていませんか？以下のような項目に思い当たることがあれば、一度シフト運用を見直すタイミングかもしれません。
- スタッフによって希望提出の方法がバラバラで、集計が毎回大変になっている
- 急な欠勤があると、店長が直接連絡を取って調整している
- シフトを組むのに毎回3時間以上かかっていて、他の業務が圧迫されている
- 月の半分以上、店長が現場に入っており、計画や育成に手が回らない
- 誰をどこに配置するか、スキルや経験を考慮せず、人数だけで判断している
ひとつでも当てはまるなら、現場の見えない負荷が積み重なっている可能性があります。
属人的な運用を抜け出し、店舗全体が持続的に回る仕組みづくりを考えてみませんか？
実際にらくしふを導入した飲食店では、店長が現場対応に追われる日々から解放され、スタッフとのコミュニケーションや運営業務にしっかりと時間を使えるようになったという声が多く寄せられています。
全国で「はなの舞」などの飲食チェーンを展開するチムニー株式会社では、シフト管理の業務を見直した結果、全店舗合計で月に4,000時間もの工数削減を実現しました。希望提出から配置、調整にかけていた時間が大きく短縮され、店長たちは接客やサービス改善、店舗の運営により集中できるようになったといいます。こうした取り組みの積み重ねが、結果的に売上の約3％向上という数字にもつながりました。
全店舗月4,000時間の創出に成功。顧客対応や店舗運営に注力できるようになり、売上も約3%向上！ーチムニー様
また、お好み焼専門店の千房でも、シフト作成の時間がこれまでの15時間から3時間にまで短縮されました。特筆すべきは、店長同士が自然とヘルプの調整をし合う体制が生まれたことです。欠員が出たときの対応を、誰か一人に抱えさせるのではなく、チームでカバーする文化が定着しつつあるといいます。
シフトの作成時間が15時間から3時間に。店長間での自発的なヘルプ調整が可能な体制へー千房様
どちらの現場でも、特別なことをしたわけではありません。シフト管理という日常業務を、仕組みごと見直したことで、働き方とお店の動き方の両方に変化が生まれています。
人手不足が常態化する中で飲食業界の店長が休めないのは、本人の努力不足ではなく、シフトの仕組みが整っていないことが原因である場合がほとんどです。無理を続ければ、店長自身が疲弊するだけでなく、現場の定着率やサービス品質、さらには店舗の成長機会にも影響を及ぼします。店長がちゃんと休める現場は、店長が考える時間を持てる現場であり、スタッフが安心して働ける現場でもあります。
希望がうまく集まらない。代わりが見つからない。人はいるのに、なぜかうまく回らない。
そんな悩みを抱えているなら、まずはシフトの仕組みを見直すところから始めてみませんか。
クラウドシフト管理「らくしふ」は、LINEでの希望提出からシフトの自動作成、スキルに応じた配置、欠員時の調整まで、店舗運営に欠かせないシフト業務を一元的にサポートします。
たとえば、らくしふならこんなことが可能です。
- 希望提出はLINEから。誰がいつ出せるかを一覧で把握できます
- 集まった希望は自動で集計され、配置のバランスもシステムが調整
- スキルや役割も考慮して、店舗に合ったシフトを自動で作成
- 欠員が出た際は、空き枠をスタッフに共有してフォローを促すことも可能です
現場の混乱を減らしながら、店長がチームと向き合う余裕を取り戻す。それが、らくしふが支える働き方です。
こちらの記事もぜひチェックしてみて下さい。
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