こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
とある飲食店の店長は、来週分のシフトをようやく作成。「PDF化してグループLINEで共有、印刷も済ませたし、これでひと安心」と思った矢先に、スタッフから次々と連絡が入ります。
従業員1「佐藤さんがインフルエンザで出勤できなくなりました。」
急な欠員対応のため、他のスタッフのシフトを調整し、変更後のシフトを再びPDF化して再共有。しかし、再度連絡が——
従業員2「すみません、4日は希望休を提出していたはずなのですが……？」
またもや調整が必要となり、再度修正・再共有の繰り返し。
こうして作成・共有にかかる手間が膨らみ、店長をはじめとする管理者の負担はますます大きくなります。店舗のグループLINEでは、「通知が多すぎて見落としてしまう」「コロコロ変わりすぎ」という不満も上がり、現場の混乱は避けられません。こうした状況は、業務効率の低下にとどまらず、スタッフのストレスや離職リスクの増大にも直結します。
また、シフト調整にかかるコストは決して無視できません。
例えば、1回のシフト調整に30分かかると仮定し、月に20回の変更が発生すると、合計で10時間もの時間がシフト変更作業に費やされることになります。これを週単位で換算すると、1週間あたり約2.5時間をシフトの再調整に費やしている計算です。
仮に店長クラスの時給を2,000円とした場合、月間で約2万円、年間にすると24万円の人件費コストがシフト調整だけで発生していることになります。さらに、欠員によるサービス低下や売上機会損失まで考慮すれば、年間50万円以上の経済的損失が発生する可能性もあるのです。
なぜ、このような問題が起こるのでしょうか？背景には、深刻化する人手不足と属人的なシフト管理体制があるのです。シフト変更のたびに全員に情報を再共有し、何度もやり直す…このような煩雑な業務に悩まされている現場は少なくありません。
シフト管理の課題は、単なる業務効率の問題にとどまりません。人手不足が進行する中、シフト運用の不備は、スタッフの定着率や店舗全体のパフォーマンスにも大きな影響を及ぼします。
参照：パーソル総合研究所・帝国データバンクパーソル総合研究所によると2035年には1日当たり1,775万時間の労働力が不足し、2023年の労働力不足の1.85倍に達すると予測されています。さらに帝国データバンクの調査では、2024年10月時点での人手不足割合は、正社員で51.7％、非正社員で29.5％に上っており、特に情報サービス、メンテナンス・警備・検査、建設、金融、運輸・倉庫、旅館・ホテル業界で深刻な人手不足が発生しています。
こうした背景から、現場では次のような課題が生じています。
希望シフトの調整が難航し、無理な勤務割り当てが発生
過剰な業務負担により、スタッフの離職率が上昇
管理者の調整・共有工数が増え、他の業務に支障
シフト調整の遅れがサービス品質や顧客対応に悪影響
このような課題が蓄積すると、スタッフのモチベーション低下や職場の一体感の喪失にもつながり、結果としてさらなる人手不足や売上機会の損失を引き起こすリスクがあります。
クラウドシフト管理システム「らくしふ」は、現場の悩みやこうした課題を解決する機能を搭載しており、現場のシフト作成〜シフト管理を強力にサポートします。
LINE連携により、スタッフはいつでも自分のスマホから希望シフトを提出可能。未提出者には自動リマインドが届くため、シフト未提出の際にいちいち電話したりシフトの提出を催促する手間も解消します。
シフト変更時は、関係するスタッフのみにLINE通知。通知が多すぎる問題を防ぎ、必要な情報だけが効率的に届きます。
確定シフトは、リアルタイムでスタッフに共有。PDFの作成や再送信の手間をなくし、管理業務を大幅に効率化できます。
導入時には、専任スタッフによる初期設定サポートや運用アドバイスを受けることができ、シフト管理のクラウド化が初めてでも安心。導入後もチャット・電話によるサポート体制が整っており、現場の不安や手間をしっかりカバーします。
LINEを活用したクラウドシフト管理「らくしふ」は、シフト管理の負担を大幅に軽減し、スムーズなシフト作成を実現するクラウド型シフト管理システムです。「らくしふ」を導入することで、シフト管理にかかる業務負担を減らし、現場のオペレーションを効率化することができます。
✔ シフト作成・調整の業務負担を削減
希望シフトの提出からシフト作成・変更・共有までを一元化。エクセルや紙による手作業を自動化し、店長やエリアマネージャーの負担を軽減します。
✔ 適正な人員配置によるサービス品質の安定
売上予測や必要人員を考慮しながらシフトを作成できるため、過剰配置や人員不足を防ぎ、店舗運営の安定化に寄与します。
✔ スタッフの働きやすさ向上による定着率アップ
個別通知によりスタッフも予定が把握しやすくなり、無理のないシフトが実現。働きやすい環境が整い、離職防止や満足度向上にもつながります。
このように、シフト管理の最適化は単なる「作業効率の向上」にとどまらず、スタッフのモチベーション維持、サービス品質の向上、そして最終的には売上や顧客満足度の向上にも貢献する重要な施策です。
「シフト管理をもっとラクにしたい」「業務の効率化を図りたい」という方は、ぜひ「らくしふ」をチェックしてみてください🐧
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