こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
突然ですが、飲食店・小売・サービス業など、シフト制を導入している職場では、店長さんやシフト担当者は「シフト作成に時間がかかる！」「欠員対応が大変！」と頭を抱えることが多いのではないでしょうか？
しかし、シフト管理は単なる業務負担の問題ではありません。適正なシフトを組むことが経営にも大きな影響を及ぼすことをご存じでしょうか？

ある経営者の方からはこんな声が…🗣️

シフト運用は単なる業務効率の問題にとどまらず、無駄な人件費の削減、労働環境の改善、スタッフの定着率向上、さらには顧客満足度や売上向上にも直結する、重要な経営課題です。
適切なシフト管理が行われれば、無駄なコストを抑えつつ、管理者や現場スタッフが本来の業務に集中でき、従業員のモチベーション向上にもつながります。その結果、企業の収益性や競争力の向上に寄与し、経営の安定化を実現します。

そこで今回は、シフト管理を「コスト」から「経営の武器」にするために、シフト管理に関する「あるある」な5つのお悩みを紹介し、それぞれの解決策と経営面への影響についても解説します！

そもそも「適正なシフト管理」とはどういう状態か？

適正なシフト管理とは、業務の効率化・人件費の最適化・従業員満足度の向上を同時に実現し、事業の安定成長を支える状態を指します。実際にどのような状態が「適正なシフト管理」と言えるのでしょうか？

・業務効率の最大化

必要な時間・業務に対して、適切な人数とスキルを持つ人材を配置できている
シフト作成や調整の手間が減り、管理者の負担が軽減されている
突発的な欠勤や人員不足に対応できる仕組みがある（代替要員リストや自動通知機能など）

・人件費の適正化

業務量に応じた最適な人員配置ができ、人件費の過剰・不足を防げている
繁忙期と閑散期に合わせた柔軟なシフト調整ができている
法令を遵守し、労務トラブルや長時間労働のリスクを回避できている

・従業員満足度の向上

希望シフトができる限り反映され、公平で納得感のある運用ができている
シフトの提出・確認が簡単で、従業員の負担が減っている
ワークライフバランスが確保され、モチベーションが維持できる

・トラブル・リスクの最小化

休憩や休日の取得状況が適正で、労務管理のルールを守れている
突然のシフト変更や欠員が発生しても、スムーズに対応できる仕組みがある
シフト作成が属人的でなく、誰が担当しても一定の品質で運用できる

特に、人手不足や働き方の多様化が進む今、シフト管理の見直し「コスト削減」だけでなく「人材確保と定着」の重要な施策となります。シフト管理を適正化し、現場の混乱を防ぐことが、持続的な成長につながります。しかしながら適正なシフト管理を目指すものの、うまくいかないことはつきもの。果たしてどんな部分に悩みが生まれるのでしょうか？

シフト管理のお悩みあるある①  希望シフトがなかなか集まらない

勤務シフトを組むためには、まずはスタッフの希望シフトを集める必要があります。しかし…

• シフト提出を忘れる
• 期限を守らない
• 掛け持ちバイトが他の職場のシフトを優先してしまう

などの理由で、なかなか希望シフトが出揃わず、結果的にシフト作成～確定シフトの共有が遅れてしまうことが多々あります。

シフト管理のお悩みあるある②  シフト作成が複雑化し、時間がかかる

シフトは、単に希望を集めて割り振るだけではありません。人手不足や過剰配置を防ぎながら、売上予測や必要人員を考慮した適正なシフトを組む必要があります。特に、掛け持ちスタッフが増えていることで、スケジュール調整がより難しくなっています。

シフト管理のお悩みあるある③ 労働時間の管理が難しい

特に複数のパート・アルバイトが在籍している職場では、各スタッフの労働時間を適正に管理する必要があります。

「週○時間以内の勤務に収めたい」
「掛け持ちスタッフの労働時間を考慮したい」
「18歳未満の労働時間制限を守りたい」

といった調整が必要ですが、エクセルや紙での管理では抜け漏れが発生しがち。結果として、労働基準法に抵触してしまうリスクもあります。

シフト管理のお悩みあるある④  シフトの共有がうまくいかず、トラブルが発生

シフトが確定した後も、共有の仕方によってはトラブルが発生します。

「紙のシフト表を見落とす」
「LINEやメールで個別に送る手間がかかる」
「変更があるたびに全員に連絡するのが大変」

など、シフト共有の方法に課題を感じることが多いでしょう。

シフト管理の最適化が経営に与える影響

厚生労働省の「令和6年版 労働経済の分析」によると、小売・サービス業を含む多くの産業で人手不足が深刻化しており、特に正社員の人手不足がパート・アルバイトよりも深刻であることが指摘されています。また、人手不足の事業所では離職率が高い傾向があり、労働環境の改善が求められていることも報告されています。

また、シフト管理に関しては、希望シフトの提出遅延や未提出がシフト作成者の負担を増やす大きな要因の一つとなっています。シフト作成者の負担が増加することでシフト管理の不備が起こりやすくなり、結果として従業員の不満を招き、離職率の上昇や職場環境の悪化につながる可能性が示唆されています。そのため、シフト管理の適正化が労務管理の効率化や人手不足の解消につながる可能性が高いと考えられます。

さらに、シフト管理の適正化は、単なる業務効率化にとどまらず、経営にも大きな影響を与えます。

シフト管理が適正でなければ…

✖️人員過不足が発生すると、サービス品質の低下や売上損失につながる
✖️逆に過剰配置になれば、無駄な人件費が発生する

適正なシフト管理を行えば…

• シフトが最適化されることで、無駄な人件費を削減し、利益率の向上につながる
• スタッフの働きやすさが向上し、スタッフが定着。サービスの質の向上にも影響する
• 人手不足によるオペレーションの乱れを防ぎ、店舗の安定運営が可能になる
  

シフト管理を効率化し、業務の負担を軽減することは、スタッフの働きやすさ向上だけでなく、企業の持続的な成長にも直結する重要なポイントなのです。

システムを活用したシフト管理の最適化で課題を解決しよう！

こうしたシフト管理の課題を解決するためには、適切なツールやシステムを活用し、シフト管理の効率化を図ることが重要です。

解決策のポイント

• 希望シフトの未提出・遅れを防ぐ
  LINE連携によりスタッフはスマホから簡単にシフトを提出。未提出者には自動リマインドが届くため、提出率が向上します。
• シフト作成の負担を軽減し、転記ミスを防ぐ
  エクセルや紙での手作業が不要になり、転記ミスのリスクをゼロに。適正な人員配置を考慮したシフト作成も可能です。
• 労働時間を適正に管理し、法令違反を防ぐ
  システムで労働時間を自動計算し、過重労働や未成年の労働制限を適切に管理できます。
• 急な欠勤にも対応できる仕組みを導入
  事前に登録したスタッフへヘルプ募集をかけることで、欠員対応の手間を削減。
• リアルタイムでシフト共有し、トラブルを防ぐ
  確定シフトはLINEで自動通知。変更が発生した場合は関係者のみに通知が届き、混乱を防ぎます。

LINEを活用する「らくしふ」でシフト管理の課題を解決！

LINEを活用したクラウドシフト管理「らくしふ」は、シフト管理の負担を大幅に軽減し、スムーズなシフト作成を実現するクラウド型シフト管理システムです。

・希望シフトの回収〜確定シフトの共有をLINEで簡単・スピーディーに
・未提出者へのリマインド機能でシフトの提出遅れを防止
・希望シフトの自動転記で手作業のミスをゼロに
・法定労働時間遵守のための労務制限や、年少者・外国人労働者のための労務制限を設定可能！アラート表示で労務違反を防止

飲食業・小売業・介護・サービス業など、シフト制を導入している職場に幅広く対応可能なシステムです。
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