こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。
突然ですが、飲食店・小売・サービス業など、シフト制を導入している職場では、店長さんやシフト担当者は「シフト作成に時間がかかる！」「欠員対応が大変！」と頭を抱えることが多いのではないでしょうか？
しかし、シフト管理は単なる業務負担の問題ではありません。適正なシフトを組むことが経営にも大きな影響を及ぼすことをご存じでしょうか？
ある経営者の方からはこんな声が…🗣️
「店舗を管理するエリアマネージャーが各店舗のシフトを一手に管理しているが、本来であればスタッフ育成や売上向上のために現場でのコミュニケーションに時間を割くべきポジション。それなのに実際はシフト管理に追われ、PC作業に多くの時間を費やしている。その姿を見た現場スタッフからも『もっと現場に目を向けてほしい』という声も上がっており、私自身も『エリアマネージャーの本来の役割に従事してほしい』と感じることがある。」シフト運用は単なる業務効率の問題にとどまらず、無駄な人件費の削減、労働環境の改善、スタッフの定着率向上、さらには顧客満足度や売上向上にも直結する、重要な経営課題です。
適切なシフト管理が行われれば、無駄なコストを抑えつつ、管理者や現場スタッフが本来の業務に集中でき、従業員のモチベーション向上にもつながります。その結果、企業の収益性や競争力の向上に寄与し、経営の安定化を実現します。
そこで今回は、シフト管理を「コスト」から「経営の武器」にするために、シフト管理に関する「あるある」な5つのお悩みを紹介し、それぞれの解決策と経営面への影響についても解説します！
適正なシフト管理とは、業務の効率化・人件費の最適化・従業員満足度の向上を同時に実現し、事業の安定成長を支える状態を指します。実際にどのような状態が「適正なシフト管理」と言えるのでしょうか？
必要な時間・業務に対して、適切な人数とスキルを持つ人材を配置できている
シフト作成や調整の手間が減り、管理者の負担が軽減されている
突発的な欠勤や人員不足に対応できる仕組みがある（代替要員リストや自動通知機能など）
希望シフトができる限り反映され、公平で納得感のある運用ができている
シフトの提出・確認が簡単で、従業員の負担が減っている
ワークライフバランスが確保され、モチベーションが維持できる
トラブル・リスクの最小化
休憩や休日の取得状況が適正で、労務管理のルールを守れている
突然のシフト変更や欠員が発生しても、スムーズに対応できる仕組みがある
シフト作成が属人的でなく、誰が担当しても一定の品質で運用できる
特に、人手不足や働き方の多様化が進む今、シフト管理の見直し「コスト削減」だけでなく「人材確保と定着」の重要な施策となります。シフト管理を適正化し、現場の混乱を防ぐことが、持続的な成長につながります。しかしながら適正なシフト管理を目指すものの、うまくいかないことはつきもの。果たしてどんな部分に悩みが生まれるのでしょうか？
勤務シフトを組むためには、まずはスタッフの希望シフトを集める必要があります。しかし…
などの理由で、なかなか希望シフトが出揃わず、結果的にシフト作成～確定シフトの共有が遅れてしまうことが多々あります。
シフトは、単に希望を集めて割り振るだけではありません。人手不足や過剰配置を防ぎながら、売上予測や必要人員を考慮した適正なシフトを組む必要があります。特に、掛け持ちスタッフが増えていることで、スケジュール調整がより難しくなっています。
週○時間以内の勤務に収めたい
掛け持ちスタッフの労働時間を考慮したい
18歳未満の労働時間制限を守りたい
といった調整が必要ですが、エクセルや紙での管理では抜け漏れが発生しがち。結果として、労働基準法に抵触してしまうリスクもあります。
紙のシフト表を見落とす
LINEやメールで個別に送る手間がかかる
変更があるたびに全員に連絡するのが大変
など、シフト共有の方法に課題を感じることが多いでしょう。
厚生労働省の「令和6年版 労働経済の分析」によると、小売・サービス業を含む多くの産業で人手不足が深刻化しており、特に正社員の人手不足がパート・アルバイトよりも深刻であることが指摘されています。また、人手不足の事業所では離職率が高い傾向があり、労働環境の改善が求められていることも報告されています。
また、シフト管理に関しては、希望シフトの提出遅延や未提出がシフト作成者の負担を増やす大きな要因の一つとなっています。シフト作成者の負担が増加することでシフト管理の不備が起こりやすくなり、結果として従業員の不満を招き、離職率の上昇や職場環境の悪化につながる可能性が示唆されています。そのため、シフト管理の適正化が労務管理の効率化や人手不足の解消につながる可能性が高いと考えられます。さらに、シフト管理の適正化は、単なる業務効率化にとどまらず、経営にも大きな影響を与えます。
シフト管理が適正でなければ…
✖️人員過不足が発生すると、サービス品質の低下や売上損失につながる
✖️逆に過剰配置になれば、無駄な人件費が発生する
適正なシフト管理を行えば…
シフト管理を効率化し、業務の負担を軽減することは、スタッフの働きやすさ向上だけでなく、企業の持続的な成長にも直結する重要なポイントなのです。
こうしたシフト管理の課題を解決するためには、適切なツールやシステムを活用し、シフト管理の効率化を図ることが重要です。
LINEを活用したクラウドシフト管理「らくしふ」は、シフト管理の負担を大幅に軽減し、スムーズなシフト作成を実現するクラウド型シフト管理システムです。
飲食業・小売業・介護・サービス業など、シフト制を導入している職場に幅広く対応可能なシステムです。
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