こんにちは、今回は、カスタマーサポートの新井が担当します。

シフト作成は業務管理の要

Excelでのシフト管理に限界を感じたら？クラウドシフト管理ツールで業務を劇的に効率化！

皆さんの中には、「シフト管理はExcelで十分」「予算を取ってクラウドサービスにする意味があるの？」という方もいらっしゃるかと思います。
しかし、シフト作成はスタッフのスケジュール管理や業務効率化の中核を担う重要な業務であり、多様なスタッフが働く職場では、労働時間の公平性や業務配分のバランスをとることが求められます。手動やエクセルで作成する方法も確かに便利ですが、Excelでの管理、限界を感じていませんか？クラウドシフト管理を活用することで大きなメリットを得ることができます。

「シフト管理はExcelで十分」と思っている方へ、本記事では Excelとクラウド型シフト管理ツールの違い を徹底比較し、クラウドシフト管理の導入メリットを解説します！シフト作成を一歩先へ進めたい方は必見です！

Excel vs クラウドシフト管理、どっちが便利？

カスタマイズ性の高さが魅力のExcel管理
Excelや手動でのシフト作成は、カスタマイズ性の高さが魅力です。特に以下の点で役立ちます。

• 自由なフォーマット作成
  職場のルールに合わせた独自のフォーマットを簡単に作れます。
• 基礎的な計算や分析
  SUM関数やIF関数などを活用して、労働時間やシフトの偏りを計算できます。
• コストがかからない
  既存のソフトウェアや紙を活用することで、導入コストを抑えられます。

しかし、Excelだけでは対応しきれないシフト管理の課題は多々・・・

❌ 手動入力のため、ミスが発生しやすい

回収した希望シフトを手作業で転記していくため、シフトの重複や抜け漏れ・間違いが発生しやすくなります。

❌ シフト変更の際、共有や更新に手間がかかり、リアルタイム性もない

シフトの変更や修正があるたびに、最新版を全員に共有しなければならず、共有漏れが発生しやすくなります。さらに、更新時に複数のバージョンが存在すると混乱を招く恐れがあります。また、急なシフト変更や欠勤が発生した際、エクセルでは迅速に対応しづらく、情報共有が遅れる場合があります。

❌ 連勤制限やスキル管理など、複雑な条件に対応しづらい

Excelでシフトを作成する場合、連続勤務の制限やスキルごとの役割分担、さらに希望休などの複雑な条件を考慮したシフト作成を行うためには、Excelの高度なスキル・マクロを使った設定が必要です。これには時間と労力がかかり、運用にも限界があります。

もし現状のシフト管理に、これらの問題を感じているなら、クラウドシフト管理の導入を検討してみませんか？

クラウドシフト管理を導入する3つのメリット

前述の通りExcelでのシフト管理にもメリットはありますが、より効率的で柔軟なシフト作成ツールを選択することで、業務の正確性とスピードが向上し、職場全体の働きやすさの改善に貢献します。
ここからクラウドシフト管理を導入するメリットをご紹介します。

👍 作業時間の短縮

手作業の入力や修正の手間などの業務負担を削減できます。

• シフト作成が自動化
• 希望収集や提出リマインドも自動
• AIや自動計算で最適な配置を瞬時にシミュレーション

👍 人的ミスを防止

ヒューマンエラーをなくし、正確なシフト管理が実現できます。

• 重複・抜け・過剰勤務のリスクを自動検知
• 労基法に基づいた連勤防止・労働時間制限もチェック
• Excel関数エラーや転記ミスを防止

👍 リアルタイムで共有

プッシュ通知でシフト変更を即座に知らせることができ、情報の行き違いや見落としを防ぎます。

• クラウド上で最新シフトを一括管理
• リアルタイムでスタッフ全員と共有
• スタッフはスマホから即確認
• LINEやアプリと連携すれば通知も可能

👍 勤怠・給与との連携で人員配置の最適化

スキマバイトの増加や、多様で変則的な働き方が増え、シフト管理の複雑化が進み、従来の方法では対応が難しくなっています。

• 人件費の自動計算
• 勤怠システムとの連携
• 適正な人員配置によりコスト削減＆利益向上

Excelでのシフト管理とクラウドシフト管理を比較するとこんな感じ！

これまでお話ししてきた内容を一覧にまとめると下記のようになります。それぞれメリットがあるものの、業務効率化を図るには、やはりクラウドシフト管理の活用が必要になってくるのではないでしょうか？

クラウドシフト管理「らくしふ」を選ぶべき理由

数あるシフト作成・シフト管理ツールの中でも「らくしふ」をおすすめしたいポイントをご紹介！

✔️ LINEでシフト希望を提出・回収〜シフト確定後の即時共有

シフトを提出するスタッフの方も馴染みのあるいつも使っているLINEからシフトを提出・確認ができるので、導入も楽々です。

✔️ 未提出者への自動リマインド通知

シフト未提出者にLINEでリマインドを自動送信し、提出漏れを防止！都度未提出の方に口すっぱく提出を依頼する必要もありません。

✔️ 透明性の確保

他のスタッフの希望状況を確認しながらシフト提出することも可能で、チーム内の配慮がスムーズ。

✔️ サポート体制もバッチリ

スタッフ、らくしふ管理者のどちらからもお問い合わせが可能！

まとめ：Excelでのシフト管理に限界を感じたら「らくしふ」を試そう！

Excelはシフト作成に便利ですが、業務効率や正確性データの共有性を大幅に向上させるなら、クラウド型シフト管理ツールが圧倒的に便利！

「らくしふ」を導入すれば、操作性の高さや柔軟な機能を備えており、シフト管理の手間を削減し、スムーズな運用が可能になります。

詳しくは「らくしふ」をチェックしてみてください🐧