【2025年最新版】シフト管理システムの選び方診断｜5つのチェックで最適ツールを見つけよう

こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。

• はじめに｜なぜシフト管理システムが必要なのか？導入を迷う本当の理由

• 比較表だけでは選べない！よくある“比較疲れ”と導入失敗の落とし穴

• 5つの質問で考える、自社に最適なシフト管理システム
  
  　3-1. チェック1：店舗数は5店舗以上ですか？
  　3-2. チェック2：スタッフのシフト提出は、LINEなど“身近なツール”で行いたいですか？
  　3-3. チェック3：勤怠管理や給与システムと連携したいですか？
  　3-4. チェック4：人件費の予実管理を本部で行いたいですか？
  　3-5. チェック5：シフト運用でスタッフ定着率を改善したいですか？

• 店舗数・規模別に考える！システム導入の分岐点
  
  　4-1. 1〜2店舗：Excel・無料アプリで十分？
  　4-2. 3〜4店舗：属人化の限界
  　4-3. 5〜9店舗：クラウド導入の分岐点
  　4-4. 10店舗以上：経営判断に直結する仕組みが必要

• 多店舗展開を支える事例｜クラウドシフト管理「らくしふ」で解決

• まとめ｜比較ではなく“診断”で失敗しない選び方を

はじめに｜なぜシフト管理システムが必要なのか？導入を迷う本当の理由

シフト作成・シフト管理は、ただスタッフの予定を埋めるだけの作業ではありません。スタッフの働きやすさや定着率、売上に直結する人件費、さらには労務コンプライアンスまで、運営のあらゆる面に関わってきます。

店舗数が増えるにつれて、「店長がExcelでなんとかする」だけでは回らなくなり、システム化の必要性を感じる場面が必ず訪れます。ところが、いざ調べてみると「無料アプリ」「クラウド型」「勤怠連携」「自社開発」など選択肢は多種多様。検索すればおすすめ記事や比較表が並びますが、それを見ても「結局どれが自社に合うのか分からない…」と立ち止まってしまう担当者は少なくありません。

理由はシンプルで、店舗の業種・規模や課題ごとに“自社に合う基準”が異なるからです。だからこそ「外の情報を比較する」前に「自社の状況を診断する」ことが欠かせません。本記事では、5つの簡単なチェックを通じて自社の現在地を確認し、その上で規模別の分岐点を整理していきます。

比較表だけでは選べない！よくある“比較疲れ”と導入失敗の落とし穴

いざ導入を検討し始めると、多くの本部担当者が「情報は多いのに判断ができない」という壁に直面します。これは頭で理解していた「迷いの正体」が、実務のなかで現実的な失敗として姿を現す瞬間です。

例えばこんなケースがあります。

• 無料アプリを試してみたものの、人数制限や機能不足ですぐ限界に気づいた
• 店舗ごとにExcelを使っていたら、集計に膨大な時間がかかるようになった
• 本部として人件費の予実を確認したいのに、各店から異なる形式で上がってきて統合ができない
• 勤怠管理や給与計算とシステムが分断され、二重入力や法令リスクが残ってしまった

こうした事例は「比較表を参考にしたはずなのに、なぜかうまくいかない」典型例です。つまり大切なのは、自社の規模・運営スタイル・本部と現場の連携体制を基準にすること。導入前にこの視点を整理しておくことで、初めてシステムが経営の力になります。

5つの質問で考える、自社に最適なシフト管理システム

ここからは、システム選定の判断軸となる5つのチェックポイントを見ていきましょう。それぞれの質問は「自社の規模」「運営スタイル」「本部と現場の連携体制」に直結する観点です。YES/NOで考えることで、自社の状況に合う方向性が浮かび上がるかもしれません。

チェック1：店舗数は5店舗以上ですか？

• YES → 店舗間調整や本部集約が必須。クラウド型を検討すべき段階です。
• NO → 単店舗ならExcelや小規模向けアプリでも回りますが、成長時に移行コストがかかる点に注意が必要です。
  
  なぜ大事か？
  規模が大きくなるほど、Excelや店長個人に頼った管理では回らなくなり、本部が情報を一元管理する体制が必要になります。

チェック2：スタッフのシフト提出は、LINEなど“身近なツール”で行いたいですか？

• YES → 学生や主婦層が多い現場では、LINEのように日常的に使うツールからシフトを提出できると負担が減り、提出率も高まります。結果的にスタッフの働きやすさや定着率にも直結します。
• NO → 専用アプリやPC入力中心でも対応可能ですが、提出忘れや回収工数が増えやすく、「店長が毎回催促する」ような運用になりがちです。
  
  なぜ大事か？
  シフト提出のしやすさは、そのまま提出率や定着率につながります。スタッフが普段から使い慣れているツールで提出できるかどうかは、運営スタイルを左右する大きな要素です。

チェック3：勤怠管理や給与システムと連携したいですか？

• YES → 人件費をリアルタイムで把握するためには、勤怠・給与との連動は不可欠。本部主導の経営管理を強化できます。
• NO → シフト作成のみで十分ですが、労務リスクが残る点は留意が必要です。
  
  なぜ大事か？
  本部と現場の連携体制をどう築くかに関わる視点です。シフトと勤怠・給与が分断されていると、二重入力や人件費の把握遅れにつながり、法令リスクが残ります。

チェック4：人件費の予実管理を本部で行いたいですか？

• YES → 複数店舗を統括する際、シフト確定と同時に人件費シミュレーションができると経営判断が加速します。
• NO → 単店舗運営なら「作成できれば十分」という段階でも成り立ちます。
  
  なぜ大事か？
  「経営と現場がどれだけ同じ視点を共有できるか」を測る視点です。人件費は最も大きなコスト要因であり、シフト確定の段階で見える化できるかどうかが分岐点になります。

チェック5：シフト運用でスタッフ定着率を改善したいですか？

• YES → 公平性の担保、希望の反映度、柔軟な調整が必要です。システムを活用して心理的安全性を高めることが、離職防止に直結します。
• NO → 最低限の作成効率化だけで足りる段階。ただし人手不足時代には課題が顕在化しやすいです。
  
  なぜ大事か？
  本部が現場をどう支えるかに直結する視点です。シフトの公平性や柔軟性はスタッフの満足度・定着率に直結し、離職コストを下げるための重要な要素になります。

5つの質問を通じて、自社の状況や課題に少し輪郭が見えてきたのではないでしょうか。
「店舗数が増えている」「本部で人件費を見たい」「スタッフにとって身近なツールを使いたい」など、YESが多かった部分こそが、今まさに強化すべきポイントです。ただし、課題の出方は規模によって大きく変わるのも事実です。そこで続いては、店舗数ごとにどんな限界や転換点が訪れるのかを整理しながら、システム導入の分岐点を見ていきましょう。

店舗数・規模別に考える、システム導入の分岐点

診断チェックで「うちも当てはまるかもしれない」と感じた方は、店舗数の規模ごとにどんな課題が出やすいかをイメージしてみると、次の一手が考えやすくなります。比較表をじっくり眺めるよりも、「自分の会社のステージはどこにあるのか」を振り返ることが、最適な選択につながります。

1〜2店舗：Excel・無料アプリで十分？

ごく小規模の店舗であれば、店長やオーナーがExcelや無料アプリを使ってシフトを作るだけでも一応は回ります。ただしこれは「店長が毎日現場を見ていて、何でも把握できる」から成り立っている状態です。急な欠勤や人員変動があるとカバーが難しく、気づかないうちに労務リスクを抱えやすい段階でもあります。

3〜4店舗：属人化の限界

店舗数が増えると、各店のやり方にバラつきが出始めます。ある店長はExcel、別の店長はアプリ──そんな状況では、いざ人材を融通しようとしても調整がスムーズにいきません。
無料アプリも人数制限や機能制限で壁にぶつかりがちです。「そろそろ全店で同じ仕組みを持った方が安心」と感じるのがこの規模感です。

5〜9店舗：クラウド導入の分岐点

5店舗を超えると、本部が全体を把握して動かないと、運営が回らなくなってきます。

• Excel集計に時間がかかりすぎる
• 店舗間のヘルプ調整が“店長同士の電話頼み”になる
• 人件費が後追いでしか見えず、予算オーバーに気づくのが遅れる

この規模感でアナログや無料ツールに頼り続けると、現場の負担は増える一方で、本部も経営判断を誤りやすくなります。クラウド型システムを導入し、本部と現場を同じ情報でつなぐことが、健全な成長に欠かせないステップです。

10店舗以上：経営判断に直結する仕組みが必要

10店舗を超えると、シフト調整は単なる現場業務ではなく「経営管理」の領域に入ります。

• 勤怠や給与と分断されていると、法令リスクや二重入力が現実化する
• 店長ごとの判断では公平性に差が出て、スタッフ不満が蓄積する
• 人件費の予実管理が追いつかず、収益に直結してしまう

この段階では、クラウド型の統合システムを導入して本部と現場をリアルタイムにつなぐことが不可欠です。そうすることで「法令対応」「人件費コントロール」「スタッフ定着」といったテーマを一体で改善でき、経営基盤をより強固にできます。

多店舗展開を支える事例｜クラウドシフト管理「らくしふ」で解決

ここまで規模別の課題を見てきましたが、「では実際にクラウド型に移行した企業はどう変わったのか？」 を知ることが、導入検討の大きなヒントになります。

16店舗を展開する飲食チェーン、奴ダイニング様（大衆ステーキ酒場「BEEF KITCHEN STAND」など）も、かつてはExcelを中心にシフト作成や店舗間のヘルプ調整を行っていました。担当者が手入力で組むために毎回多くの時間がかかり、さらに店舗同士の調整は電話頼み。拡大期ならではの“現場が頑張ってなんとか回している”状態でした。

こうした課題を解消するために導入したのが、クラウドシフト管理「らくしふ」です。導入後は、次のような成果が得られています。

• シフト作成に要する時間が、約2時間から30分に短縮
• 店舗間のシフトを一覧で確認でき、ヘルプ調整時間が大幅に短縮・効率化
• シフト作成時点で人件費が可視化・ 売上予測と照らし合わせながら適正配置が可能に

このように、奴ダイニング様の取り組みは、5店舗以上（特に10店舗超）の多店舗展開企業にとって「クラウド型システム導入」が経営改善に直結することを示す具体的な事例と言えるでしょう。

詳細は 導入事例ページ にて紹介されています。

まとめ｜比較ではなく「診断」で、失敗しない選び方を実現

シフト管理システムは数多く存在しますが、重要なのは「どれが良いか」ではなく、「自社の規模や課題に合っているか」 です。機能を横並びで比較しても、本当に役立つかどうかは見えてきません。診断のように「自社の現状」を照らし合わせて考えることが、失敗しない選び方につながります。

• 5店舗未満 → Excelや無料アプリでも当面は運用可能。ただし、成長期には移行コストや属人化リスクが表面化しやすい段階です。
• 5店舗以上 → 店舗間調整や人件費管理の複雑性が一気に高まるため、本部と現場をつなぐクラウド型への移行が必須となります。
• 10店舗以上 → シフトは「労務管理」ではなく「経営管理」の領域へ。勤怠や給与まで統合し、リアルタイムにデータを活用できる基盤が不可欠です。

こうしてみると、「今はなんとか回っているから大丈夫」と思える状況も、規模が一段階広がるとすぐに限界を迎えることがわかります。だからこそ、比較表を眺めるより、自社の成長ステージを診断して未来を見据えることが大切です。

次のステップに進む準備をするときに、「自社は今どの段階にあるのか？」を一度立ち止まって確認する。それだけで、選ぶべき方向性はぐっと明確になります。

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