こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。

シフト作成・管理の重要性とは

「シフト作成」は、単にスタッフの勤務時間を割り振る作業ではありません。それは、スタッフ一人ひとりの希望勤務、スキル、経験、そして事業所の業務に必要な人員配置、時間帯ごとの業務量を総合的に考慮した上で、誰が・いつ・どのポジションで働くかを詳細に決定する、複雑かつ重要なプロセスです。

特に、飲食店、小売店、介護施設、医療機関など、労働集約型のビジネスモデルを持つ現場においては、適切かつ効率的な「シフト管理」が、日々のオペレーションのスムーズな進行、顧客満足度の維持向上、そして最終的な店舗運営の生命線を左右する極めて重要シフト管理の基本、今日からできる実践術な要素となります。しかしながら、初めてシフト作成の担当になったばかりの方や、現状のシフト運用がうまくいかず、日々の調整に頭を悩ませているシフト管理担当者の方も少なくないのではないでしょうか？

・スタッフそれぞれのライフスタイルや都合による希望勤務日がバラバラで、パズルのように組み合わせるのが非常に難しい。
・シフト作成やシフト管理に想像以上に時間がかかってしまい、本来注力すべき他の重要な業務に支障が出てしまう。
・特定のスタッフに勤務時間が偏ってしまい、不公平感から他のスタッフのモチベーション低下や不満につながってしまう。

これらの問題の根源には、未だに紙やExcelといった旧来のツールを用いた、シフト作成担当者個人の経験や勘に頼る属人的な管理方法、明確なシフト作成・承認のルールやワークフローが整備されていないこと、さらには、日々の業務内容や必要人員といった基本的な業務設計そのものが属人化してしまっていることなどが複合的に挙げられます。

このようなシフト作成・管理に関する様々なお悩みを根本的に解消するために、本記事では「シフト作成・管理の基本」となる考え方から、各業種特有の注意点、そして具体的な改善策までを、初めて担当する方にもわかりやすいように丁寧に解説していきます。

シフト作成・管理の基本ステップ

煩雑になりがちなシフト作成・シフト管理業務を効率的に進めるためには、以下の基本的なステップを段階的に踏むことが重要です。各ステップを丁寧に行うことで、ミスの削減、時間短縮、そしてより公平で納得感の高いシフト作成が可能になります。

1.スタッフから希望を収集する

効率的なシフト作成の第一歩は、スタッフ一人ひとりの勤務希望を正確かつスムーズに収集することから始まります。収集方法としては、手軽に利用できるLINEや、シフト管理に特化した専用アプリ、昔ながらの紙の用紙、あるいはアンケート形式で回答しやすいGoogleフォームなど、様々な手段が考えられます。この際、スタッフにとって提出のしやすさと、管理者にとって回収・集計のしやすさを両立できる最適な方法を選択することが重要なポイントです。また、希望提出の締め切り日を明確に設定し、期限が近づいているスタッフへのリマインダー（再通知）の仕組みを事前に整えておくことで、提出率の向上、ひいてはシフト作成期間の短縮につながります。

2.労働時間や法定ルールの確認

スタッフから勤務希望が集まったら、次にそれらの希望を基に、労働基準法をはじめとする関連法令を遵守した人員配置を検討します。具体的には、

・原則として、1週間の労働時間が40時間を超えないように調整すること。
・1日の労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩時間を付与すること。
・スタッフの連続勤務日数や深夜時間帯（午後10時から午前5時まで）の勤務回数に適切な制限を設けること。

などが挙げられます。特に、学生アルバイトや18歳未満の未成年者については、労働時間や勤務時間帯に関して法律による特別な保護規定が存在するため、細心の注意が必要です。これらの法令遵守を怠ると、法的なトラブルに発展する可能性もあるため、慎重な確認が求められます。

3.必要人員と業務内容の整理

曜日や時間帯、そして店舗や施設の特性（広さ、立地、ターゲット顧客層など）、さらには季節やイベントの開催といった要因によって、必要となる人員数や実施すべき業務内容は大きく変動します。そのため、過去のデータや経験を基に、各時間帯に「何人」のスタッフが必要で、「どのような」業務が発生するのかを具体的に洗い出すことが重要です。

例えば、飲食店であればランチタイムとディナータイム、小売店であれば週末やセール期間など、繁忙期を見越して通常よりも余裕を持った人員配置計画を立てることで、急なトラブルや顧客の増加にも柔軟に対応でき、結果的に顧客満足度の向上にもつながります。加えて、必要以上の人員を配置してしまうと人件費の過剰支出に直結するため、業務量に見合った適正人員の把握と配置は、売上と人件費のバランスを保つ上でも極めて重要です。ピーク時間とアイドルタイムを明確に区分し、それぞれに最適な人員配置を行うことが、人件費のコントロールと生産性の両立に繋がります。

4.配置のバランスをとる

単に必要人数を揃えるだけでなく、「誰を・どこに」配置するかが、現場の生産性やチームワークに大きく影響します。

・経験豊富なベテランスタッフと、経験の浅い新人スタッフをバランス良く配置することで、OJTによる育成効果を高め、全体のスキルアップを図ることができます。
・各ポジション（例：飲食店のホール担当、キッチン担当など）に必要なスキルを持つスタッフを適切に配置し、業務効率の最大化を目指します。
・時間帯ごとに、リーダーシップを発揮できる人材を均等に配置することで、現場の指揮系統を明確にし、円滑な運営をサポートします。
・特定のスタッフに過度な負担が集中しないように、業務内容や勤務時間を分散させることも、スタッフのモチベーション維持には不可欠です。

このように、個々のスキルや経験、適性を考慮した上で、最適な人員配置を行うことが、質の高いサービス提供とスタッフの成長を両立させる鍵となります。

5.シフト案の作成と共有

シフト案が完成したら、スタッフに共有します。紙に掲示するだけでなく、LINEやアプリを使えば見落とし防止に役立ちます。未提出者や修正依頼への対応も想定し、ある程度調整の余白を持たせたスケジュールにしておくと、柔軟に対応できます。確定したシフトは再度スタッフに周知し、運用を開始します。

6.シフト確定後の運用・変更対応

シフト確定した後の運用中には、スタッフの急な欠勤や体調不良、予期せぬ業務量の増加など、様々な理由による変更依頼が発生する可能性があります。このような事態に迅速かつ適切に対応するために、

・代替要員を速やかに確保できる体制を整えておくこと。
・シフト変更の申請・承認プロセスを明確化し、スムーズな手続きを実現すること。
・変更履歴をシステム上で記録・管理できる仕組みを導入することで、後々のトラブルを防止し、責任の所在を明確にすること。

が重要です。また、シフト運用後には、実際にシフト通りに業務が遂行できたか、問題点はなかったかなどを振り返り、得られた教訓を次回のシフト設計に活かすことで、シフト作成の精度を継続的に高めていくことができます。

このように、シフト作成・シフト管理は単なる時間割作りではなく、スタッフの働きがいを高め、サービスの質を維持向上させ、ひいては事業全体の生産性を最大化するための重要なマネジメント業務の一環として捉える必要があります。この基本的な流れをしっかりと理解し、自社の業種や規模、スタッフ構成に合わせて最適化していくことで、どの業種においても効率的で効果的なシフト作成・管理を行うことができます。

業種別：シフト作成・シフト管理の注意点

◆ 飲食業向け

ランチやディナーなどの時間帯や土日と平日など繁忙差が大きく、ホール・キッチン・洗い場といった役割分担も明確です。短時間勤務の学生や掛け持ちバイトが多いため、早めの希望回収とシフト確定が肝心です。予約数や天候、地域イベントなどの外部要因の影響も受けやすく、柔軟な人員調整が求められます。また、調理スタッフに技術差がある場合は、ポジションの配置バランスを考慮する必要があります。

◆ 小売業向け

週末やセール時など曜日・時間帯によって来店数が大きく変動し、レジ・品出し・売り場対応・バックヤードなど多岐にわたる業務に対して、各ポジションに必要な最低人数の確保が求められます。また、小売業では「同一人物が1日の中で複数業務を時間帯ごとに担当する」こともしばしば発生します。たとえば、午前中は品出し、昼前からレジ対応、午後は売り場担当といったように、業務の切り替えを前提としたシフト設計が必要になります。特に大型店舗では、部門間の連携や応援体制も重要であり、突発的な混雑や欠員に対応できる柔軟性も求められます。また、閉店後の棚卸し・清掃業務など、営業終了後の作業が見落とされがちですが、これらを含めたトータルの人員配置計画が、安定した店舗運営には不可欠です。

◆ 介護・福祉業向け

入浴・排泄・食事介助など、時間帯ごとのケア内容に応じた配置が必要です。夜勤を含む2交代または3交代制が一般的で、法定の休憩時間や連勤制限への対応が不可欠です。急な欠員への即応体制や、見やすいシフト表、申し送りしやすい共有方法も重要です。さらに、介護報酬制度に基づく適正な人員配置の維持も求められます。

◆ 病院向け

2交代・3交代制の勤務が多く、看護師・医療事務・技師などの職種ごとに役割が異なります。夜間や祝祭日など人手不足が生じやすい時間帯の人手不足を補うための戦略的配置や、研修スタッフの扱いへの配慮も重要です。看護師配置基準（例：7対1）など法令による厳格なルールがあるため、これを満たすための綿密なシフト設計が求められます。さらに、医療ミスを防ぐために連勤や夜勤明けの勤務などに注意が必要です。

◆ ホテル業向け

24時間営業のため、フロント・清掃・レストランなどの部門ごとに早番・遅番・夜勤の3交代制が基本です。チェックイン・チェックアウト時間帯に集中する業務や、観光シーズン・イベント日程などによる変動に対応する必要があります。外国人スタッフや短期雇用者も多く、多様な人材との円滑な連携もシフト作成時の考慮事項です。

シフト作成・シフト管理における共通の失敗と対策

初心者にありがちな失敗例と、それを防ぐための対策を紹介します。

失敗例1：希望が集まらないまま作成してしまい、結果人手が足りない

→提出期限やリマインドの仕組みを整えることで、提出率が大幅に改善します。未提出者には個別通知や自動通知を設定すると効果的です。

失敗例2：偏った人員配置となってしまい、特定のスタッフに業務集中

→ ポジションごとに必要人数とスキル要件を事前に定義しておきましょう。特定スタッフに負荷が集中することを避け、離職リスクを下げます。

失敗例3：シフト表の共有ミスで勤務予定のスタッフがこない

→ 紙や口頭だけの共有は避け、LINEやアプリで確実に通知する仕組みを取り入れるのが効果的です。閲覧履歴がわかるツールを使えば確認漏れも防げます。

これらの失敗は、業務の属人化やシステム不在によって引き起こされるものがほとんどです。属人性をなくし、全体最適で運用できる体制を整えることが、長期的な運用の安定につながります。

デジタルで効率化！「らくしふ」ならここまでできる

クラウドシフト管理「らくしふ」では、シフト作成・シフト管理を効率化できます。

・希望収集をLINEでスムーズに：スタッフがいつでもどこでも希望提出可能
・勤務条件や法令に基づいたチェックを自動で：管理者の負担軽減
・各店舗の人件費もリアルタイムで確認可能：経営判断にも活用
・シフト共有や変更連絡もアプリで完結：スタッフの確認漏れを防止

実際に導入した店舗では、1回のシフト作成で約10時間短縮されたケース（飲食店）や、ヘルプ募集機能により、チャット上で簡単に追加募集ができ、シフトが埋まりやすくなった（温浴施設）という声も。現場の負担軽減と人材の定着につながる「しくみ」として、さまざまな業種で支持されています。

シフト管理の基本、今日からできる実践術

シフト作成・管理は、スタッフの働きやすさとサービス品質を左右する重要な業務です。だからこそ「効率よく、正確に、誰でも運用できる仕組み」を導入することが、現場と経営の両方にとってのメリットになります。「人手不足」「多様な働き方」「人件費の最適化」など、現代の経営課題と向き合ううえでも、シフト作成の見直しは大きなインパクトをもたらします。

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