なんでこんなに大変なの？シフト管理が大変な理由｜よくある5つの悩みと解決方法を解説

こんにちは、クラウドシフト管理「らくしふ」シフト管理ラボ編集部です。

外食・小売・介護など、店舗運営を担う店長やマネージャーの方へ。こんな経験、ありませんか？

• 毎月ちゃんとシフトを作ってるのに、また現場がバタバタ…
• 希望シフトも出してもらったし、人数も揃えたはずなのに…なぜか店舗がうまく回らない？

「なんでシフト管理ってこんなに大変なの！？」そう感じたことのある方も多いのではないでしょうか。実はその原因、シフト表を「作ったところで終わっている」からかもしれません。

現場を動かすためには、ただ作るだけではなく、共有・調整・変更・確認・記録といった「管理」の仕組みまで含めて考える必要があります。にもかかわらず、シフト管理が「作成だけ」で止まっていたり、属人的な運用に依存していたりすることで、さまざまなトラブルが日常的に起きているのが実情です。

この記事では、シフト管理の現場でよくある悩み（希望提出／伝達ミス／欠員対応／法令違反など）を整理し、その背景と解決のための仕組みづくりを解説します。店舗運営やシフト作成に関わる方必見の内容です。

目次

1. はじめに｜「シフトは作って終わり」ではない
2. 調査から見えた現場のリアル：7割超がExcel依存の属人的管理
3. 作っても終わらない！シフト管理で起きがちな5つの困ったこと
   　3-1. 希望提出が集まらない・遅れる理由と対策
   　3-2. シフト作成後も現場が回らない理由と改善策
   　3-3. 欠員対応・急な変更でシフト再調整が大変な理由と解決策
   　3-4. シフト管理ミスによる労務違反リスクと防ぐ方法
   　3-5. シフト管理を簡単にしない属人化リスクと経営コスト
4. シフト作成から管理まで見据えた「仕組み化」がカギ
5. 「らくしふ」なら、シフト管理の困りごとを一気に解決
6. まとめ｜人ではなく「仕組み」で回すシフト管理へ

1.はじめに｜「シフトは作って終わり」ではない

「シフト管理＝シフト表を作ること」と思われがちですが、実際の現場では作ってからが本番です。希望の提出から始まり、作成・共有・変更対応・振り返りまで、一連の流れすべてが「シフト管理」に含まれます。そしてこの業務は、ただ現場を回すだけでなく、売上・人件費・顧客満足・離職率・コンプライアンスといった経営にも大きな影響を及ぼす重要な領域です。

この中で1つでも管理が甘くなると、現場の混乱・サービス低下・スタッフの不満につながり、結果として店長や本部が後処理に追われることになります。だからこそ、シフト管理は「表を作るだけ」ではなく、一連の流れすべてを管理できる仕組みにすることが求められているのです。

2.調査から見えた現場の大変さ：7割超がExcel依存の属人的管理

「シフト管理が毎回大変」「ミスや伝達漏れが多い」と感じている方も多いのではないでしょうか。現場の混乱の背景には、実は「仕組み」の問題が横たわっています。

「どうしてこんなにシフト管理が大変なのか」

その答えのひとつは、運用の多くが属人的で、Excelや紙に依存していることにあります。2025年、弊社クロスビットが全国1,242社を対象に実施した調査によると、シフト管理の7割超がExcel中心の運用であることが明らかになりました。中でも最も多かったのが、「紙で希望を回収し、Excelで作成・管理している」パターンで、その割合は47.7％にものぼります。

特に人手不足が深刻な福祉・介護業界では、日々の業務が流動的かつ複雑であるにもかかわらず、いまだにExcelによるシフト管理が主流となっており、その利用率は82.6％にのぼります。一方で、シフト管理ツールの導入率はわずか16.4％にとどまっており、現場のデジタル化が進んでいない実態が浮き彫りになっています。こうした状況では、突発的な欠員やスタッフからの希望変更などに柔軟に対応することが難しく、限られた人員で日々の業務を回す工夫が求められる中、シフト管理を担う管理者の負担はますます大きくなります。企業規模別に見ても、小規模な事業者ほどITツールの導入が進んでおらず、約8割がExcelなどを用いた手作業によってシフトを作成・管理しているという結果が出ています。

このような属人的な管理が慢性化すると、誰かが誤って計算式を壊してしまい復旧できなくなる、シフト表の構造を理解している一部の担当者しか対応できない、といった運用上のリスクが生じやすくなります。さらに、スタッフの急な退職によって業務が回らなくなったり、伝達ミスによる情報共有の抜け漏れ、手書きや転記に起因するミスの発生など、現場ではさまざまなトラブルが頻発します。繁忙期やイレギュラー対応時には、こうした負担がすべて店長や管理者に集中することになり、心身ともに疲弊しやすい環境が生まれてしまいます。

属人的な運用が続く限り、こうした現場の混乱は繰り返されるだけです。「シフトを作って終わり」ではなく、「シフトが自然に回る仕組み」へと発想を転換し、根本的な運用構造を見直していくことが、持続可能な現場づくりの第一歩となります。

3.「作って終わり」だとなぜ大変？起きがちなシフト管理の5つのお悩みポイント

3-1｜シフト希望提出が集まらない・遅れる理由と対策

「提出してないのに、シフト入れられてるってアルバイトさんから文句言われた…」
これは、店長の多くが一度は経験する「希望提出トラブル」の典型です。

提出方法が紙や口頭、個別LINEなどバラバラだと、「希望シフトを出した／出していない」「希望休が反映されていない」といった誤解や不満が生まれやすくなります。また、誰が提出済みで誰が未提出なのか分からない場合、毎回の催促が手間になるだけでなく、「何度も聞かれる」こと自体がスタッフにとってストレスになることも。こうした体制では、調整や再確認、問い合わせ対応に時間を取られ、シフト作成の完了がどんどん遅れてしまいます。

そもそも、希望が正確に集まっていなければ、どんなに丁寧に作っても良いシフトにはなりません。こうした状態を防ぐには、属人的な運用から仕組みで回るシフト管理への移行が鍵となります。

3-2｜シフト作成後も現場が回らない理由と改善策

「え、今日シフト入ってたんですか？」「聞いてませんでした」
確定シフトを伝えたつもりが、実は伝わっていなかった。そんな伝達ミスが、スタッフの出勤ミスやサービス品質の低下を招きます。

1人でも欠ければ、お客様対応が遅れたり、ホールとキッチンのバランスが崩れたりと、現場はすぐに不安定になります。そして最終的には、店長が急きょ現場に入り、本来の業務が後回しに。ピークタイムであれば、売上機会の損失にもつながります。特に、紙の掲示・LINE通知・口頭連絡など複数の手段を併用していると、「誰にどう伝えたか」が曖昧になり、伝達ミスやヌケモレが起こりやすくなります。 「伝えた・聞いてない」の齟齬をなくすには、情報共有のルールを一元化し、履歴が残る仕組みを整えることが重要です。

3-3｜欠員対応・急な変更でシフト再調整が大変な理由と解決策

急な体調不良や家庭の都合による欠員は、いつ起きてもおかしくありません。問題は、そのときに「代わりをどう探すか」という仕組みがないことです。

「とりあえず誰かにLINE」「片っ端から電話」「他店舗にヘルプ依頼」…そんな属人的な対応では、間に合わずに店長が現場に出る…というケースが後を絶ちません。このような運用を繰り返していると、店長の疲労や不満が蓄積し、離職リスクが高まるだけでなく、「欠員＝店長が出るもの」という空気が根づいてしまいます。

イレギュラー対応こそ、「仕組み化」されているかどうかが、負担と継続性の分かれ目になります。

3-4｜シフト管理ミスによる労務違反リスクと防ぐ方法

完成したシフトに対して「すみません、希望出し忘れてました」「この日、やっぱり無理です…」と後から連絡が来る。こうしたやり直しが何度も続くと、店長は疲弊し、時間的にも精神的にも大きな負担になります。さらに、希望が正しく反映されていなかった場合、スタッフとの信頼関係が損なわれ、従業員定着率にも影響しかねません。

現場運用の混乱が積み重なると、やがて過重労働や法令違反といったリスクに直結します。こうしたミスを未然に防ぐには、提出状況がリアルタイムで可視化され、過重労働や法令違反を自動的にアラートできる機能といった「見える・残る・守れる」管理の仕組みが不可欠です。

3-5｜シフト管理を簡単にできないのはなぜ？属人化リスクと経営コスト

「シフト管理を簡単にしたい」そう願ってExcelでやりくりしている現場は少なくありません。しかし、希望通りに組んだつもりが、労働時間超過や法令違反に気づかないまま運用されていることもあります。「学生スタッフに多くシフトを入れた結果、週40時間を超えていた」「18歳未満のスタッフが22時以降も勤務していたことに、給与計算の段階で気づいた」こうした気づかず発生するミスは、36協定違反や未払い残業など、重大なコンプライアンスリスクにつながります。スタッフとの信頼関係や企業ブランドを損ねかねません。

その背景には、シフト管理を簡単にしたいという想いとは裏腹に、属人的な運用が続いていることがあります。たとえば、

• 店長や一部のベテランにしか運用できない
• 情報の共有・引き継ぎにミスが起こる
• 担当者が不在だと業務が止まる

といった人に依存した管理体制が慢性化しているのです。第2章でも紹介したように、紙やExcelでの属人的運用では、「シフト管理を簡単に」するどころか、ミスや手戻りが起きやすく、結果的に負担が増してしまいます。だからこそ今必要なのは、「作成して終わり」ではなく、法令対応や情報共有まで含めて、シフト管理全体を簡単に、かつ確実に回す仕組みに移行することです。管理全体が「仕組みで回る」状態に変えていくことは、現場と経営双方にとって最も重要な変化です。

4.シフト作成から管理まで支える「仕組み化」がカギ

シフト作成を店長が1人で抱えて、Excelや紙、LINEのやりとりでなんとかやりくりしている。多くの現場では、そんな属人的な運用が今も続いています。けれど、希望の提出漏れや急な欠員、伝達ミス、法令の見落としなど、想定外のトラブルはいつでも起こるもの。そのたびに、対応・調整・フォローのすべてを店長や責任者が背負うようでは、業務の質も、働く人の余裕も守れません。

だからこそ今、求められているのは、「作成」だけで完了するのではなく、「管理」まで含めてシフトを「回せる状態」を作ること。つまり、「人ではなく仕組みで回る現場」へと進化させることが、シフト管理を簡単にする一番の近道なのです。

5.「らくしふ」なら、シフト管理の悩みごとを一気に解決

ここまで見てきたように、現場の困りごとは「仕組みがないこと」によって生まれています。 クラウドシフト管理「らくしふ」は、シフトの作成・共有・調整・記録・法令対応までをトータルに支えるクラウド型のシフト管理システム。店長や本部の負担を軽減しながら、現場をスムーズに回すための仕組みを提供します。現場でよく聞かれる課題と、それを解決する「らくしふ」の機能をまとめました。

6.まとめ｜「なんでこんなに大変？」から卒業しよう

シフト管理がつらいのは、「作る」ことばかりに意識が向いて、「伝える・調整する・守る」仕組みがないからです。

・希望が出ない
・出勤してこない
・欠員が埋まらない
・ミスを指摘される
・店長が休めない

こうした現場あるあるをなくすには、属人的な対応から脱却し、シフト管理そのものを「仕組み」で支える必要があります。

「らくしふ」は、単なるシフト表を作るシフト管理ツールではなく、 現場がスムーズに動き、スタッフも安心して働けるようにする仕組みそのものです。店長の属人的な負担を軽減し、スタッフとの信頼関係を守りながら、法令順守・サービス品質・売上機会も支えます。そしてそれは、従業員の満足度向上にもつながります。希望がきちんと通り、急な変更にも柔軟に対応できる。 「ちゃんと伝わっている」「ちゃんと見てもらえている」安心感は、スタッフのエンゲージメントを高め、離職防止にも寄与します。

LINE連携による希望シフトの自動回収〜転記、自動作成機能、労務違反の未然防止アラート、多拠点管理にも対応する 「らくしふ」なら、現場と本部の両方を見据えた「管理までできるシフト設計」が簡単に実現可能です。

まずは、人に頼る運用から、仕組みで回る管理へ。「らくしふ」で、働く人にとっても、マネジメントにとってもやさしいシフト運営を始めてみませんか？シフト管理が整えば、サービス品質や売上だけでなく、働く人の笑顔も守ることができます。らくしふが、その第一歩を一緒に歩む存在になれたらうれしいです。

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